19. maj 2022 vedtog folketinget en ny bogføringslov. De danske virksomheder bliver derved pålagt nogle nye krav til deres ERP-systemer, og ikke mindst til hvordan deres bilag og andre dokumenter bliver behandlet.
Men, hvad er lige op og ned på den nye bogføringslov, og bliver din virksomhed overhovedet pålagt de nye regler?
Det giver vi dig svar på herunder.
Dette skal du være opmærksom på efter 1. juli 2022
Ser vi overordnet på kravene vedrørende registrering og opbevaringen af regnskabsmaterialerne, er disse videreført fra den gamle lov.
Det samme gælder lovens anvendelsesområde. Det betyder at, hvis virksomheden, filialen, foreningen etc. var bogføringspligtig før den nye lovs ikrafttrædelse, så er I det fortsat.
I skal således stadig bogføre jeres transaktioner hurtigst muligt efter transaktionen har fundet sted og ikke mindst nøjagtigt.
Der skal også løbende foretages afstemninger, eksempelvis med banken, så I er sikker på, at jeres bogføring er ajourført.
Bilag og andet regnskabsmateriale skal også fortsat opbevares på en sikker måde. Forskellen her er bare, at bliver din virksomhed udtaget til kontrol, skal dette materiale udleveres til myndighederne digitalt.
Bedre cyber-sikkerhed
Kravene er med andre ord blevet udspecificeret. Dette kommer til at give en mere korrekt bogføring og automatisering af virksomhedernes bogføring, hvilket giver en bedre IT-sikkerhed.
Der er således kommet krav til ikke bare opbevaringen af dokumenter og andet dokumentation, men også til selve bogføringssystemet. Systemet skal med andre ord kunne håndtere en fuld digitalisering af dokumenter, bilag og andet relevant regnskabsmateriale. Det er også et krav, at der fremadrettet skal defineres, hvilke personer i virksomheden, der er ansvarlig for bogføringen og registreringen.
Systemet skal også opdateres løbende, hvorfor der skal foretages løbende sikkerhedskopier af regnskabet samt relevante bilag og andet dokumentation.
Farvel til papirformen
I og med, at den nye lov kræver en digitalisering af dokumenter, bilag, noter og andet regnskabsmateriale, har I som virksomhed mulighed for at sige farvel til papirformen.
Dette sikre blandt andet, at det kun er de relevante personer, der har adgang til materialet, men det sikre også, at der ikke mangler nogle dokumenter eller bilag.
Ud over at give virksomhedens ansatte en mere automatiseret arbejdsgang og ikke mindst en hurtigere arbejdsproces, kan et farvel til papirformen også spare virksomheden for både papir, toner og servicering af printerne.
Med et system som Business Central, kan I få et system, der er klar til den nye lov. Ud over den nye lov, vil Business Central også være klar til de fremtidige love. I får tilmed et system, hvor alt er samlet, og hvor I nemt har overblik over virksomheden og dens dokumenter, billeder, timeregistreringer etc.
Hvem er omfattet af de nye regler?
Alle virksomheder, der har pligt til at aflægge en årsrapport samt indsende den til Erhvervsstyrelsen er omfattet af de nye regler om digital bogføring. Virksomhedens størrelse har således ingen betydning for, om de er omfattet af reglerne eller ej.
Personligt ejede virksomheder, filialer, foreninger etc. der ikke har pligt til at aflægge årsrapport og indberette til Erhvervsstyrelsen kan også blive pålagt de nye regler, hvis der har været en omsætning over 300.000 kr. 2 år i træk.
Foreninger, der udfører erhvervsdrift i form af udlejning af lokaler, som giver foreningen en omsætning, der overstiger omsætningsgrænsen vil også være omfattet de nye regler.
Krav til det digitale bogføringssystem
Ifølge den nye bogføringslov § 3, er et bogføringssystem en digital service eller software, der indeholder nogle funktioner. Disse funktioner gør det muligt for virksomheden at registrere transaktioner samt opbevare virksomhedens registreringer og bilag.
Et andet krav til den nye digitale bogføring er sikkerhedskopier, samt hvordan disse skal opbevares.
Trods bogføringslovens ikrafttrædelse 1. juli 2022, er reglerne om digital bogføring ikke nær så langt. Det anslås, at de eksisterende bogføringssystemer opfylder de nye krav pr. 1. juli 2023.
Læs mere om kravene på Erhvervsstyrelsens side her.
Hvornår gælder reglerne?
Selvom kravet indføres gradvist fra 2023-2026, anbefales det, at du og din virksomhed allerede nu undersøge mulighederne for et nyt ERP-system.
Da et nyt ERP system er en stor post, der skal betales, har de danske virksomheder fået lidt tid at løbe på. Der er således mulighed for at undersøge og ikke mindst finde en ny ERP-løsning helt indtil 2024. Herefter vil virksomhederne blive pålagt alle kravene i den nye bogføringslov.
Alt efter jeres virksomhedstype anslås det, at virksomheder med pligt til at indberette årsrapport skal begynde at bogføre via et digitalt bogføringssystem fra 1. januar 2024.
Er dit system klar?
Er dit system klar til den nye bogføringslov? Vi hos IT-Effect står klar med vores specialister til at analysere jeres nuværende system, så vi sammen kan komme frem til den bedste løsning for jeres virksomhed.
Hvad bedre er – der er lige nu mulighed for at søge om tilskud til privat rådgivning, og hen over efteråret, vil der løbende komme nye muligheder for at søge tilskud til at få implementeret et nyt IT system.
Det kan dog være lidt omfattende at skulle udfylde hele ansøgningen med tekniske termer og beskrivelse af udførslen af implementeringen. Det er her, vi kommer ind i billedet.
Vi kan nemlig hjælpe jer med at udfylde skabelonen til ansøgningen, så I blot skal udfylde delen omkring virksomheden, logge ind med virksomhedens NemID og copy/paste skabelonen ind i ansøgningsformularen.
Skal vi hjælpe jer med at udfylde ansøgningen?
Så send os en mail på info@iteffect.dk