Fra NAV til Business Central. (Miniguide): 13 ting, du skal vide

13 ting du skal vide, når I vil fra NAV til Business Central (Miniguide)

Er I klar til at skifte fra NAV til Business Central?

 

Du ved det sikkert godt:

Microsoft har lanceret afløseren til NAV: Dynamics 365 Business Central (i april 2018.)

Business Central er ikke bare en opdateret version af NAV. Men en langt mere moderne platform, også omtalt som ERP på næste niveau. Bruger du en NAV-løsning, er der mange gode grunde til at tænke over et kommende skifte til Business Central.

De mest oplagte fordele ved at skifte

Der er mange fordele ved at skifte fra NAV til Business Central og du har sikkert hørt om de fleste:

  • NAV er på vej ud
  • I får en fremtidssikret løsning
  • Supporten til NAV udløber med tiden
  • Business Central er konstant opdateret

Men selv om der er mange fordele ved at skifte til Business Central, hvad skal I så være opmærksom på og klar til?

Det kigger vi nærmere på her.

Kvinde ved BC

 

13 ting I skal være klar over

 

1. En løsning i skyen (Cloud) eller on-premise?

I skal tage stilling til, om I vil have en løsning i skyen eller on-premise. Business Central er tiltænkt som en Cloud-baseret løsning. Det betyder, at løsningen leveres online. I får smidige, automatiske opdateringer til nyeste version, hurtig adgang 24/7 fra enhver enhed og lokation, data opdateret i real-tid og nem tilknytning af Apps.

Hvis I hellere vil hoste softwaren på jeres lokation, kan I vælge en on-premise løsning i stedet for Cloud. Det betyder dog, at I ikke får helt de samme fordele.

Cloud løsning

 

2. Prisstrukturen og licensformen ændres

Når I skifter fra NAV til Business Central ændres prisstrukturen også. Hvor I før skulle købe en licens og et løbende abonnement, er Business Central opbygget, så I betaler licens pr. bruger pr. måned. På den måde kan I fleksibelt skalere op og ned efter behov.

Samtidig er der et krav om navngivne brugere, så det er ikke længere nok bare at have licenser til et vist antal samtidige brugere.

 

3. I kan spare op til 60% på de nye licenser

Har I et aktivt Dynamics opdateringsabonnement kan I spare op til 60% på de nye Business Central licenser – afhængig af jeres nuværende løsning.

Kontakt os og lad os tage et helt uforpligtende kig på, hvad I kan spare på licenserne ved at skifte til Business Central.

Ja tak, find ud af, hvad vi kan spare >

 

4. I skal evaluere jeres nuværende tilretninger i NAV

Når I skal rykke fra NAV til Business Central skal I have kigget på, om I har fået udviklet specialtilretninger til jeres NAV eller om I har fået integreret tredjepartsløsninger?

Business Central bruger en anderledes og mere Cloud-kompatibel udviklingsplatform til specialtilretninger og tredjepartsintegrationer end NAV gør. Det betyder, at hvis I gerne vil fortsætte med at bruge jeres tilretninger eller integrationer, så kan det være, at de skal genudvikles på Business Central platformen.

Så spørg jer selv:

  • Hvilke tilretninger er stadig nødvendige?
  • Hvilke kan erstattes af standardfunktioner i Business Central eller extensions?

meget data

 

 

5. Standardløsning frem for specialudvikling

Med Business Central skal I kunne se fordelene ved en standardløsning. Løsningen kommer med en masse standardfunktioner, der er udviklet ud fra ”best-practice”. Det vil sige, at der hvor I er vant til at få udviklet, jeres egne løsninger, får I i stedet for en standardløsning.

I skal altså være indforstået med at meget af jeres funktionsbehov, skal dækkes af en standardløsning. Det betyder i mange tilfælde, at I sparer penge på at få udviklet funktionalitet, der i dag findes som standard i programmet.

Vi anbefaler, at I afprøver standardfunktionerne sammen med jeres ERP-konsulent, før I får lavet eventuelle specialtilretninger.

Uvildig rådgiver

 

 

6. Tilkobl Extensions efter behov

I stedet for at få specialkodet løsninger, så finder du et hav af Apps eller såkaldte extensions, som I kan tilkoble til Business Central efter jeres behov. I kan endda få lov til at prøve dem ganske gratis i 30 dage, før I beslutter, om de er noget fra jer.

Find extensions I Microsoft AppSource med funktionalitet der understøtter jeres forretningsprocesser indenfor økonomi, sagsstyring, drift, salg, kundeservice, markedsføring m.m.

Det åbner op for en helt ny måde at udvikle jeres forretning på. I er ikke leverandørafhængig og kan implementere og anvende Apps fra leverandører fra hele verden.

IT-Effect Microsoft Appsource

 

 

7. Slut med store opgraderingsprojekter

Tidligere blev tilretninger udført i løsningens kode, men med Business Central sker tilretningerne i extensions som tilføjelser til løsningen. Extensions ligger uden for selve standardsystemet og ændrer dermed ikke ved standardkoden i Business Central.

Det er smart.

I kan dermed sagtens få lavet tilpasninger nu og det spærrer ikke for Microsofts fremtidige opdateringer til systemet. Dermed slipper I for store og omkostningstunge opgraderings-projekter.

 

8. En anden (og bedre) brugeroplevelse

Sidder I på en ældre version af NAV, vil I opleve en radikal ændring i layoutet. Det er dog på den gode måde. Generelt er der mere fokus på brugervenligheden og layoutet i Business Central er langt mere moderne og let.

Rollecenter-funktionerne er blevet nemmere at finde, da de er rykket i toppen af skærmen.

Derudover finder du nyhedsbulletins øverst i skærmbilledet. I kan selv styre, hvad de skal vise. Måske nye store ordrer? Eller sidste måneds mest solgte produkt? Hvad end der er mest relevant for jeres forretning og jeres brugere.

Rollecenter i Business Central

 

Tilpas layoutet på egen hånd

I Business Central får I flere muligheder for at tilpasse layoutet på egen hånd, end I kender det fra NAV. Tryk på ”design” i højre hjørne og tilpas designet, så det passer til dig.

Derudover er Business Central en webbaseret løsning, der bruger browseren. Det betyder, at I har adgang til systemet fra enhver enhed og lokation. Fx kan du hente en App til tablet og dermed tilgå løsningen, når du er på farten. Den klassiske NAV-klient er altså væk.

Derudover vil du måske være glad for at høre, at mange af genvejstasterne er med i browserversionen.

 

9. Brug Business Central direkte fra Outlook

Netop det med brugervenligheden er en kæmpe fordel ved at skifte fra NAV til Business Central.

En god nyhed er:

Du kan nemt oprette tilbud, ordrer og sende fakturaer uden at skulle gå ind i økonomisystemet. Business Central åbner i stedet for inde i Outlook, så du kan udføre opgaverne derfra. Alt det kræver er en simpel integration til Office 365.

 

10. Få lavet en grundig foranalyse

Når I skal skifte ERP-system er det vigtigt, at I får lavet en god og grundig foranalyse. Her skal I få afdækket de enkelte arbejdsgange i forhold til standardfunktionerne. Hvordan gør I i dag? Hvilke arbejdsgange skal Business Central understøtte?

  • Hvilke arbejdsrutiner bliver påvirket?
  • Hvilke processer skal systemet understøtte?
  • Hvilke systemer taler ikke sammen i dag, men skal kunne det fremover?
  • Hvem udfører de konkrete opgaver i dag og hvordan?

Det er vigtigt, at dette ikke foregår på ledelsesniveau, men ude hos de enkelte medarbejdere, der bruger systemet til daglig.

IT-effect konsulent viser ERP-system

 

11. I skal tage stilling til jeres data

Hvor mange af de eksisterende data fra det gamle system, skal I have med over i den nye løsning? Er det vigtigt at have data med fra de sidste 5-10 år? Eller er det tid til at rydde op?

Dataoprydning har stor betydning for jeres ERP-skifte, da det har indflydelse på hver fase af implementeringen. I kan kun få en succesfuld implementering, hvis data er korrekte og komplette. Det gælder både i testperioden og når I skal i gang med at oplære medarbejderne.

Vi anbefaler, at I får lavet en grundig dataoprydning og ikke ukritisk flytter alt data med over i det nye system. Det gør det også nemmere for jer at leve op til GDPR.

 

12. Få lavet en realistisk tidsplan

Lav en tidsplan med realistiske deadlines og sørg for at få løbende statusopdateringer fra din leverandør. En udrulning i mindre etaper gør implementeringen meget nemmere og mere overkommelig.

 

13. Sæt ressourcer af til træning og kommunikation

Sidst men ikke mindst: De fleste fejlslagne ERP-projekter skyldes en manglende håndtering og prioritering af adfærdsændringer i organisationen. Derfor er investeringen i kommunikation og oplæring af medarbejderne helt afgørende. Det drejer sig nemlig i langt højere grad om mennesker end om teknologi.

træt kvinde

 

Desværre fokuserer rigtig mange virksomheder på det tekniske – også i selve implementeringsfasen. Det er ærgerligt. For den største katalysator for succes er medarbejderne. Det gælder især, når I skifter et så grundlæggende arbejdsværktøj, der vil ændre medarbejdernes rutiner og arbejdsgange.

Vores erfaring siger, at en succesfuld implementering af et nyt IT-system afhænger ca. 75% af virksomhedens medarbejdere og de resterende 25% af det tekniske.

Sørg for at: 

  • Få projektet forankret i den øverste direktion
  • Sammensætte en effektiv styregruppe og projektgruppe med deltagere fra begge parter
  • Have løbende dialog mellem virksomheden og leverandøren
  • Have lidt højt til loftet og mere fokus på at finde løsninger end fejl
  • Have realistiske forventninger fra start
  • Have stor fokus på en effektiv oplæringsprocess

En af de bedste måder at implementere og forankre nye vaner (og dermed øge sandsynligheden for en succesfuld ERP-implementering) er med et effektivt oplæringsprogram.

Læs meget mere om det og ERP-skifte i denne e-bog:

 

e-bog guide til nyt ERP-system