Timeregistrering på mobilen: Optimer dagligdagen m. timeregistrering

Timeregistrering via mobilen

Lyder det her bekendt?

Du skal manuelt godkende utydelige time- og dagssedler af papir. Dagssedler der enten er gnidrede, skriblet ned på et stykke krøllet papir eller skrevet med ulæselige kragetæer. Derefter skal du aflevere en stak sedler til bogholderen, så medarbejderne kan få udbetalt deres løn.

Og lad mig gætte:

Til tider er timerne ikke registreret korrekt, så du har ikke det helt reelle grundlag for viderefakturering? Måske skal du endda have fat i en medarbejder eller to for at få styr på timerne? Ja, vi ved det godt: Det er tidskrævende med manuel godkendelse af dagssedler. Tid der kunne være brugt bedre på andre opgaver.

Hvad nu hvis du ganske nemt kunne få en hel præcis timeregistrering på hvert eneste bygge- og anlægsprojekt og samtidig spare tid? Den gode nyhed er, at det kan du rent faktisk med mobil timeregistrering. Det lyder simpelt og det er det såmænd også. Med digital timeregistrering får du:

  • Optimerede arbejdsprocesser for både dig, bogholderen og manden i marken
  • Reelt overblik over forbrug direkte på hver enkelt sag
  • Overblik over fakturerbare og ikke-fakturerbare timer
  • Tidsbesparelse på godkendelse af timer
  • Korrekt grundlag for fakturering og løn
  • Synliggørelse af overarbejde
  • Mindre papirarbejde
  • Rettidig udbetaling af løn
  • En nemmere hverdag

Det lyder jo alt sammen ganske fint, men hvordan får du den korrekte registrering af alle medarbejdernes timer? Det er faktisk ikke så svært. Med mobil timeregistrering er timesedlen nemlig altid lige ved hånden og med et snuptag kan medarbejderne indtaste timer og forbrug på stedet. På den måde kan medarbejderen (forhåbentlig) snildt huske, hvad tiden er brugt på og få indtastet korrekt på sagerne.

Når nu det er så nemt med mobil timeregistrering, så skulle vi tro, at de fleste virksomheder allerede er i gang med det.

Men faktum er:

Kun 30-35% af virksomheder bruger et konkret IT-værktøj til det. (Kilde: IT-Analyse 2019 fra Dansk Byggeri og BASIT):

Statistik_timesedler

 

Mange virksomheder bruger desuden flere metoder til at registrere timer og får ikke udfaset de gamle metoder. Det kan blandt andet skyldes, at mange af systemerne ikke taler ordentligt sammen med virksomhedens andre systemer. 

Ovenstående rapport konkluderer nemlig at:

Virksomhederne efterspørger især bedre IT-værktøjer til at kunne styre sammenhængen mellem IT-værktøjerne og ønsker bedre integrationer mellem IT-værktøjerne.

 

Det kan vi kun støtte op omkring. Det er alfa og omega, at IT-systemerne spiller sammen for at det giver værdi for virksomheden.

Når du skal vælge tidsregistreringsystem, er det afgørende at tidsregistrering hænger sammen med det system, I bruger til faktureringen. Der findes et hav af online løsninger til timeregistrering også for håndværkere og entreprenører, men fælles for mange løsninger er desværre, at de kører for sig selv uden sammenhæng til fakturasystemet. Så går lidt af det smarte ligesom af det.

 

Timeregistrering for håndværkere og entreprenører

Desværre er det langt fra alle systemer, der tager hensyn til branchens specifikke ønsker og ikke mindst udfordringer. Inden for bygge- og anlægsbranchen er det især krav som disse, et mobilt timeregistreringsystem skal kunne håndtere:

  • Nem godkendelse fra projektleder
  • Integration til sags- og økonomisystemet
  • Registrering af overarbejde og akkord
  • Overblik over forbrug: samlet og på hver enkelt sag samt medarbejder
  • Korrekt registrering på hver enkelte sag
  • Registrering af både tid, materialer, kilometer samt maskintid
  • Nemt og brugervenligt for alle medarbejdere

Rådet er derfor, at du vælger et system som er live integreret med sags- og fakturerings-systemet. På den måde undgår I tidskrævende dobbeltarbejde. Derudover slipper I for at miste fakturerbare timer og øvrige omkostninger på grund af mangelfuld registrering af medarbejdernes timer samt anvendt materiel. Den mobile timeseddel fra IT-Effect er en brancheløsning bygget til bygge- og anlægsbranchen der automatisk integrerer oplysninger direkte ind i jeres Microsoft ERP-system herunder Microsoft 365 Business Central, Dynamics NAV og Navision.

Når I på den måde automatisk overfører data til økonomisystemet, får I et langt bedre flow i forretningen. I bygge- & anlægsløsningen til Business Central er time-registreringen som sagt direkte integreret med Business Central. Det betyder, at den arbejder direkte med de data, den kan finde inde i Business Central. Rent lavpraktisk betyder det, at timeregistrering-en hiver de sager med over, som I har registreret i Business Central og på den måde, kan I nemt registrere direkte på den aktuelle sag.

I mobil timeregistrering finder I følgende funktioner, som I kan slå til og fra efter behov:

  • Godkendermodul (til projektlederen)
  • Servicemodul
  • Timerapport
  • Timeregistrering
  • Skurbog
  • Fotodokumentation
  • Opret i ERP (til oprettelse af sager)
  • Integration til iKontrol

Dine muligheder som administrator

Som WebAdministrator vil du have adgang til en oversigt over alle medarbejdere under fanen Brugere. Det ser sådan her ud.

Fanen Brugere:

Nem_timeregistrering_ITEffect

 

Til venstre har du førnævnte moduler og til højre ser du de enkelte faner. Som administrator har du mulighed for at:

  • oprette nye brugere
  • gøre brugere inaktive
  • se:
    o Stamdata
    o Indstillinger
    o Arbejdstyper
    o Ressourcer
    o Akkorder
    o Fraværstyper
    o Afvisningstekster
    o Links til andre systemer


Fanen Arbejdstyper ser f.eks. sådan her ud:

timeregistrering_via_mobilen

 

I dette tilfælde har virksomheden oprettet typerne

  • Normaltimer
  • Overtid 16-19
  • Overtid Efter 19
  • Pause
  • Afspadsering
  • Akkord

Desværre kan mange systemer ikke finde ud af skiftende timeløn. Det er et stort problem for de virksomheder, der har medarbejdere til at arbejde på forskellige tider til forskellige timesatser. I Bygge- og Anlægsløsningen kan du naturligvis oprette de arbejdstyper, du har behov for og dermed få den korrekte timesat direkte ind i økonomisystemet.

Springer vi videre til fanen Ressourcer, ser det f.eks. sådan ud:

Timeregistrering_ressourcer

 

Virksomheden har her oprettet Komatsu og Hyrderma og de to enheder timer og dag.

 

Tilgængeligt på alle mobile enheder

Mobil Timeregistrering (fra IT-Effect) er webbaseret og er selvfølgelig responsiv, så det kan anvendes på alle typer af enheder så som smartphone, tablet, bærbar og computer med en internetforbindelse. Men hvordan ser det ud for medarbejderen, der skal indtaste sine timer?

På en PC ser det sådan her ud:

Timeregistrering_PC

 

Her har medarbejderen en nem og overskuelige menubar til venstre, der kun indeholder de tre elementer timeregistrering, fotodokumentation og integration til iKontrol (kvalitetssikringsskemaer). I månedskalenderen får brugeren et overblik over timerne i den valgte måned. Her kan brugeren også se om de indtastede timer er godkendt eller afvist.

Flueben = Timerne er godkendt
Grøn = medarbejderen har sendt sine timer til godkendelse
Orange = medarbejdere har gemt sine timer, men endnu ikke sendt dem til godkendelse
Røde = timerne er afvist. Bliver timerne afvist får medarbejderen en besked i systemet fra projektlederen med en kommentar.

 

Men hvordan gør du rent praktisk via mobilen?

Den mobile timeseddel er lige så simpel at udfylde som en bestilling af take away. Bare tast timerne ind og aflever med et klik. To sekunder efter kan projektlederen og bogholderen se timerne i systemet.

Bare gør følgende:


1) Log ind i timeregistreringen på din smartphone:

Timeregistrering_smartphone

 

2) Klik på den aktuelle dato for at se dine sager:

Timeregistrering_dato

 

3) Indtast timerne:

I dette tilfælde har jeg indtastet fra kl. 7-15 og ½ times pause.

Timeregistrering_paa_mobilen

 

4) Scroll ned og gem eller indsend timerne:

Gem_timer_paa_mobilen

 

5) Timerne kan nu ses i systemet af både håndværkeren, projektlederen og bogholderen:

Timeregistrering_Navision

 

Det er så nemt at selv en mormor kan finde ud af det.

 

Nemmere arbejdsdag: slut med ineffektive dagssedler af papir

Dags- og ugesedler på papir bør høre forhistorien til. Ikke mindst fordi de kræver mange manuelle handlinger og indtastninger. Det digitale flow derimod minimerer manuelle arbejdsgange betragteligt. Både i økonomiafdelingen og for manden i marken. Slut med at udfylde fysiske sedler af papir, der skal afleveres indenfor et bestemt tidsrum til bogholderen. Hiv blot mobilen op af lommen og vupti, du kan indtaste timerne direkte på sagen. Bogholderen skal ikke rykke for, at medarbejderen får indleveret og godkendt timesedler til tiden og projektlederen kan hurtigere få sendt ting afsted til fakturering.

Det giver jer et langt bedre flow i forretningen og et hurtigt overblik over tid og ressourcer. Lige fra manden i marken til projektlederen og bogholderen.

Læs mere om mobil timeregistrering her >>

 

Jeg sparer 1½-2 dages arbejde i hver lønperiode. 

Dataindsamlingen er blevet markant hurtigere og mere sikker. Det er slut med tabte timer, og jeg sparer al den tid, jeg før brugte på tastearbejdet! Før skulle vi indsamle alle timesedlerne fra 85 ansatte, taste dem ind i systemet sammen med rettelserne. Nu ruller de direkte ind i økonomisystemet, når der er trykket godkend på registreringerne, så jeg sparer i hvert fald et sted mellem 1½ og 2 dages arbejde i hver lønperiode

 

Maiken, Bogholder hos P. Olesen & Sønner A/S.