Er du eller nogen i din virksomhed timelønnet? Så kan nedenstående være vigtig læsning, hvis du ikke allerede har styr på reglerne. Hvis du er timelønnet, er du forpligtet til at fremsende dine arbejdssedler dagligt samt ugesedler, så din arbejdsgiver kan udbetale løn. Mange håndværkervirksomheder har allerede overgået til elektronisk indberetning af arbejdstid, og i den forbindelse skal du som lønmodtager modtage en kopi af indberetningen på den e-mailadresse som du har oplyst til din arbejdsgiver eller via e-Boks.
I slutningen af sidste år blev der afsagt dom i den omtalte sag (Sag nr. 2022-953 Lars Hjortnæs) vedr. mangelfuld afsendelse af kopi af indberettede timeregistreringer, som jf. VVS-overenskomsten skal sendes til medarbejderen som en fotokopi i nær tidshorisont ift. indberetningen. Det har gjort at mange håndværkervirksomheder siden da har lagt stor vægt på at medarbejderne skal kunne modtage en kopi af sin indberetning. For at imødekomme dette ønsker har vi udviklet en feature i Mit IT-Effect, så du kan markere den enkle medarbejder til modtagelse af 2 e-mails. Den ene er en kopi af det der er indberettet af medarbejderen selv eller andre i organisationen. Derudover kan det tilvælges om de også skal modtage e-mails indeholdende ændringer til indberetninger.
Indberetning
Så snart der bliver indberettet en timeregistrering på en medarbejder modtager vedkommende en mail ved hjælp af Mit IT-Effect. Dette sker uanset om registreringen er oprettet af systemet, godkender, sjakbajs eller medarbejderen selv. Det vil fremgå i mailen, hvis det er en anden end medarbejderen selv, som har foretaget registreringen.
Kopien indeholder:
- Dato
- Sag
- Opgave
- Arbejdstype
- Indberettet tid
- Opretter
Ændring til indberetning
Skulle der opstå behov for at ændre i en eksisterende registrering, så afsendes der omgående en kopi til rette vedkommende. Der sendes en mail per ændring, så hvis der bliver rettet i indberetningen flere gange, vil vedkommende altså modtage flere mails, hvoraf den seneste er den gældende.
Der vil ikke blive sendt en mail, hvis tilstandsskriften ændres (det vil sige, hvis registreringen bliver godkendt eller afvist).
Kopien indeholder:
- Dato
- Sag
- Opgave
- Arbejdstype
- Registreret tid
- Ændringslog (dato, ændring inkl. årsag samt hvem ændringen er foretaget af)
Advisering ved fejl til arbejdsgiver og oversigt i Timerapport
For at undgå fejl, har vi gjort det muligt for arbejdsgiveren at se en oversigt over samtlige afsendte e-mails, så du kan få vished om alle sendte e-mails er modtaget. På oversigten fremgår det nemlig tydeligt hvis der er fejl i afsendelsen til en medarbejder, så det kan blive rettet. Hvis en -e-mailadresse er blevet indtastet forkert eller medarbejderen har skiftet e-mailadresse og dermed lukket ned for den eksisterende, så modtager vi en fejlbesked, som bliver sendt videre til arbejdsgiveren. Man kan selv udvælge hvem, der skal modtage en e-mail, hvis der er e-mails der ikke afsendelse til medarbejderen korrekt.
Fra oversigten kan man fremsøge tidligere afsendt, se hvad der er afsendt og evt. gensende efter behov.
Vil du vide mere?
Kontakt os og få en snak om dine behov, og hvad vi kan gøre for lige netop din virksomhed.
E-mail: info@iteffect.dk
Telefon: 87 43 10 00