Få styr på alt dokumentation
Kravene til dokumentation og digital dokumenthåndtering går kun én vej: Opad. Til gengæld har det med IT-Effects løsning til dokumentation aldrig været nemmere. Dokumentation foregår i vores webløsning, Mit IT-Effect og er direkte forbundet med både Business Central, Sharepoint og Outlook. Alt foregår digitalt og er tilgængeligt fra både mobil, tablet og desktop.
Med vores løsning kan du samle alle typer dokumentation, inkl. billeder og e-mails, direkte på et projekt eller en opgave i Business Central. Det sparer både dig og dine kollegaer for masser af tid til at lede efter oplyninger i forskellige systemer.
IT-Effects Dokumentation giver dig overblikket over al dokumentation på et projekt, og hjælper dig samtidg til at få udfyldt alle nødvendige dokumenter. Skemaer kan oprettes, udfyldes og gemmes direkte fra mobil eller desktop, så du har styr på kvalitetssikring og anden dokumentation, før arbejdsdagen er slut. Dokumentation kan også være fotos af detaljer i arbejdet eller e-mails om vigtige aftaler, som er afgørende for reklamationer og fakturering af opgaven.
Læs med herunder om, hvordan vores løsning kan hjælpe dig med at få styr dokumentation.
Find oplysningerne fra byggepladsen
Har du prøvet at mangle vigtige oplysninger så som tegninger, billeder, bilag, e-mails og andre dokumenter fra projektet, mens du står på byggepladsen eller, hvor I løser serviceopgaven?
Med IT-Effects digitale dokumenthåndtering kan du med få klik finde alle relevante dokumenter direkte på et projekt - også når du befinder dig ude på opgaven og blot har en mobil til rådighed.
Du kan også uploade nye dokumenter, så som video, billeder m.m. direkte fra byggepladsen, hvis der er brug for at fotodokumentere eller at få en aftale ned på skrift.
Vi ved, at vores kunder i snit sparer 15 minutter pr. sag på at lede efter dokumenter. Det bliver til mange timer på et år.
Find oplysningerne på byggepladsen
Har du prøvet at mangle vigtige oplysninger så som tegninger, billeder, bilag, e-mails og andre dokumenter fra projektet, mens du står på byggepladsen eller, hvor I løser serviceopgaven?
Med IT-Effects digitale dokumenthåndtering kan du med få klik finde alle relevante dokumenter direkte på et projekt - også når du befinder dig ude på opgaven og blot har en mobil til rådighed.
Du kan også uploade nye dokumenter, så som video, billeder m.m. direkte fra byggepladsen, hvis der er brug for at fotodokumentere eller at få en aftale ned på skrift.
Vi ved, at vores kunder i snit sparer 15 minutter pr. sag på at lede efter dokumenter. Det bliver til mange timer på et år.
Få styr på aftalegrundlaget - og din indtjening
Husker du at få lavet registreringer og aftalesedler i forbindelse med ekstraarbejde? Med den rigtige dokumentation kan du sikre en korrekt fakturering, som gavner din bundlinje.
Vi oplever ofte hos vores kunder, at en del ekstraarbejde ikke bliver registreret og sendt til fakturering, fordi man glemmer at få tastet de opgaver ind, som man har foretaget i løbet af dagen. Derfor har vi gjort det muligt for dig at indtaste ekstra arbejde direkte fra din telefon eller tablet, hvorfra det gemmes direkte på projektet og indgår i faktureringen.
Drejer det sig om større ekstraopgaver, vil det være relevant at benytte vores aftalesedler, som oprettes i Business Central og indgår en del af dokumentationen på projektet. Med en aftaleseddel er der rene linjer, så både du og kunden ved, hvad der er aftalt om udførelse og betaling af ekstraarbejde.
Du har også mulighed for at arkitvere e-mails direkte ind på et projekt, hvilket er en oplagt mulighed, når du skal have aftalegrundlaget på plads. I e-mails er der ofte gemt en historik, som er guld værd, hvis der opstår tvivl om det udførte arbejde. Ved at gemme e-mailen i projektdokumentationen slipper du for at lede i en fyldt indbakke efter en tidligere korrespondance, og ikke mindst gør du på den måde informationen tilgængelig for dine kollegaer.
Digitale KS-dokumenter designet til dig
Med vores webbaserede løsning til Dokumentation har vi gjort det muligt for dig at digitalisere din kvalitetssikring, så både medarbejdere på kontoret og i marken altid har dokumenterne lige ved hånden.
Som montør eller teknikker ude på opgaven kan du oprette og udfylde de nødvendige KS-skemaer direkte på mobil eller tablet. Dermed slipper du for at skulle forbi kontoret, og når først KS-dokumenterne er uploadet, er de tilgængelige for projektlederen på kontoret.
Når KS-skemaerne oprettes direkte i systemet, er de tilpasset med jeres jeres logo og oplysninger, så det er ekstra let at udfylde. Desuden er det muligt at vedlægge billeder og noter til al kvalitetssikring, så du får den bedst mulige dokumentation for det udførte stykke arbejde.
Al dokumentation på et projekt er naturligvis også altid tilgængeligt for håndværkeren i marken via mobilen. Det vil sige, at det er let at finde oplysninger i øvrige KS-dokumenter og få det samme overblik over forløbet, som projektlederen sidder med.
Samme mappestruktur i BC, Sharepoint og Outlook
Med digital dokumenthåndtering i Mit IT-Effect samler du al dokumentation direkte på et projekt i Business Central i en overskuelig mappestruktur. Målet er, at det skal være let for alle at finde frem til de relevante dokumenter. Alle mapper og dokumenter gemmes på Sharepoint, og de kan nemt tilgås direkte fra Business Central. Mappestrukturen er den samme uanset om du er i BC, Sharepoint eller Outlook, hvorfra alle dokumenterne også er tilgængelige. Billeder og video gemmes nemt ned i samme mappestruktur direkte fra mobilen, og e-mails kan gemmes direkte fra Outlook.
For at lette din hverdag har vi derudover gjort det muligt at oprette forskellige skabeloner for mappestrukturen, så de passer til lige netop din forretning. Du kan vælge forskellig mappestruktur for hver opgavetype, f.eks. én struktur for service-opgaver og en anden for entreprise-opgaver. Med skabelonerne slipper du for manuelt oprette de forskellige mapper for hvert nyt projekt, og du sikrer dig samtidig, at alle mapper altid er oprettet, så det er nemt at placerere dokumenterne efterfølgende.
Læs hvordan Peter Meyer sparede 300 timer om året på dokumenthåndtering
Peter Meyer A/S er stort set blevet papirløst, da alt nu foregår digitalt. Alle ansatte har nu adgang til alle dokumenter på sagen direkte fra byggepladsen og kan selv lægge dokumenter op. De skal ikke længere lede efter dokumenter og kan nemt finde tingene.
Det har givet dem en årlig besparelse på ca. 300 timer bare på dokumenthåndtering.
Book et gratis demo-møde
Vil du spare masser af timer på dokumenthåndtering og andre interne processer, der kan optimeres? Få præsenteret løsningen og gennemgå de mange funktioner sammen med en af vores specialister.
-
Personlig gennemgang
-
Gratis analyse
-
Demo af løsningens funktioner for en mere effektiv hverdag
Beregn din pris pr. måned
Den beregnede pris er for en komplet IT-løsning med e:byg, Continia-produkter og Business Central, og beregnes ud fra indtastningen af de forskellige bruger-typer.
Beregn din pris pr. måned
Pris for din løsning vil afhænge af antal projektledere, timeregistreringsbrugere og administrationsbrugere. Udfyld prisberegneren og få et indblik i hvad prisoverslaget er for din virksomhed.
