Case Peter Meyer: Sparer 300 timer om året på dokumenthåndtering alene

Case Peter Meyer

Hvordan kloakvirksomheden Peter Meyer A/S sparede 300 timer om året på dokumenthåndtering alene

customer

Om kunden

Entreprenør- og kloakvirksomheden Peter Meyer A/S har i mere end 20 år udført kloakarbejde og kloakservice for private, erhverv og den offentlige sektor. Virksomheden tæller 38 ansatte, der tilsammen udfører ca. 1200 sager om året.

challenge

Udfordring

Besværlig, manuel håndteringen af dokumenter. Papirer og tegninger blev fragtet frem og tilbage mellem kontor og byggepladser. Ofte manglede håndværkerne vigtige oplysninger på byggepladsen og de kunne ikke selv lægge dokumenter op på sagen direkte fra byggepladsen.

solution

Løsning

Peter Meyer A/S investerede i en IT-Effect bygge- & anlægsløsning inkl. dokument-håndtering. Løsningen er direkte integreret med deres økonomisystem Navision samt Sharepoint. Nu har folk ude i marken adgang til alt og de kan selv lægge dokumenter op.

Presserende behov for digital Dokumenthåndtering

Hos entreprenørvirksomheden Peter Meyer A/S er de på forkant med IT-udviklingen. I år 2016 valgte virksomheden at investere i en bygge- & anlægsløsning fra IT-Effect, da de gerne ville automatisere og optimere deres interne arbejdsprocesser. Især var behovet for digital dokumenthåndtering presserende med ca. 1200 sager om året og dermed et gigantisk antal fysiske papirer i form af tegninger, billeder, bilag og andre dokumenter.

Tidskrævende manuel proces

Det var en tidskrævende manuel proces at finde og holde styr på alle dokumenter til hver enkelt sag. Ofte kunne folk på byggepladsen ikke finde eller få fat i de nødvendige dokumenter for at kunne komme videre med en sag.

Med ca. 1200 sager om året, hvor medarbejderne i snit brugte ca. 15. minutter pr. sag på selve håndteringen af dokumenter brugte de ansatte omkring 300 timer bare på at få fat i de rigtige dokumenter.

 

Digital Brancheløsning sparer dem 300 timer om året

Peter Meyer A/s fik implementeret IT-Effect bygge- og anlægsløsningen med modulet dokumenthåndtering, der er direkte integreret med deres økonomi- og sagsstyringssystem. Det betyder, at de ansatte nu nemt kan finde alle dokumenter på hver enkelt sag med få klik uanset lokation.

Det løber op i en årlig besparelse på ca. 300 timer. Alene på dokumenthåndtering.

Niels Bredahl, Økonomichef,  siger:

Jeg vil klart anbefale IT-Effects bygge- og anlægsløsning til andre entreprenørvirksomheder. Pt. (år 2020) er det noget af det bedste på markedet. 

IT-Effect har forstået at i entreprenørvirksomheder er dokument-håndtering det aller vigtigste. Dokumenter, tegninger, billeder m.m. skal kunne tilgås direkte på byggepladsen og skal være nemt at finde. Det har IT-Effect formået. Det er der ikke ret mange andre, der kan.

dokumenthåndtering

Vil du også spare masser af timer på dokumenthåndtering og andre interne processer, der kan optimeres?

Book en gratis demo af løsningen og se om det er noget for jer.
Du får en køreklar demokonto fyldt med testdata, så du kan komme i gang på få minutter. Derefter har du 30 dage til selv at udforske løsningen.

Og hvis du fortryder? Intet problem. Du er ikke bundet af noget.

Integrationen er guld værd

Vi spurgte Niels, hvilken ene ting han vil fremhæve ved bygge- & anlægsløsningen og svaret kommer prompte:

Et ord: integration! Integrationen mellem IT-Effect portalen, Navision og Sharepoint er det bedste ved systemet. At du kan navigere rundt om du er i det ene, andet eller tredje system. Det er nemt at finde tingene.

Den integration er guld værd.

Tidsregistrering, materialeregistrering og overblik

Udover dokumenthåndtering har virksomheden også stor glæde af tidsregistreringsmodulet med godkenderpanel til projektlederen.

Jeg vil også lige nævne at tidsregistrering med godkenderpanel er også godt. Vi har et godt overblik over, hvem der mangler at registrere hvad de skal. Overordnet set giver løsningen et godt overblik.

Det er et ret godt system.

Resultat

Peter Meyer A/s er stort set blevet papirløs, da alt nu foregår digitalt. Alle ansatte har nu adgang til alle dokumenter på sagen direkte fra byggepladsen og kan selv lægge dokumenter op. De skal ikke længere lede efter dokumenter og kan nemt finde tingene.

Det har givet dem en årlig besparelse på ca. 300 timer bare på dokumenthåndtering.

Vil du også spare masser af timer på dokumenthåndtering og andre interne processer, der kan optimeres?

Gør som Niels og book en gratis demo af løsningen og se om det er noget for jer.
Du får en køreklar demokonto fyldt med test-data, så du kan komme i gang på få minutter.

Og hvis du fortryder? Intet problem. Du er ikke bundet af noget.