Forstå bogføringsmatrixen i Business Central

I Business Central kan en af de mest udfordrende opgaver være at forstå ‘bogføringsmatrixen’, som består af en omfattende matrix. I det følgende vil du blive taget igennem trin for trin.

Hvordan hænger systemet sammen med bogføringsgrupperne i Business Central?

Har du nogensinde undret dig over, hvordan systemet i Business Central er tilknyttet bogføringsgrupperne? Det kan virke som en kompleks opgave, men lad os nedbryde det trin for trin.

Hvem og hvad handler vi med?

Systemet opererer ud fra en simpel model for at bestemme den korrekte kontering:

• Virksomhedsbogføringsgrupper og Momsvirksomhedsbogføringsgrupper hjælper med at besvare spørgsmålet: “Hvem handler vi med?”
• Produktbogføringsgrupper og Momsproduktbogføringsgrupper hjælper med at besvare: “Hvad handler vi med?”

Ved at analysere disse grupper finder systemet de nødvendige finanskonti.

Bogføringsgrupper for kreditorer og debitorer

Når vi ser på kreditorer og debitorer indeholder de typisk:

• Virksomhedsbogføringsgruppe: styrer salgs- og købstransaktioner.
• Momsvirksomhedsbogføringsgruppe: håndterer momsen.

Bogføringsgrupper for produkter

Når det kommer til produkter, indeholder de typisk:

• Produktbogføringsgruppe: styrer salgs- og købstransaktioner.
• Momsproduktbogføringsgruppe: håndterer momsen.

Du skal blot indtaste nummeret og navnet på kontoen – du behøver ikke bekymre dig om formatering, da systemet håndterer det automatisk.

Her er de detaljerede specifikationer for felterne:

Felt	Beskrivelse
Type	Vælg mellem Resultatopgørelse eller Balance
Kontotype	Når det er en bogføringskonto, vælges ”Bogføring”. Der kan vælges mellem: ·         Bogføring ·         Overskrift ·         Total ·         Starttotal ·         Sluttotal
Bogføringstype	Vælg mellem Køb, Salg eller ”Blank” Blank bruges bl.a. på finanskonti, hvorpå der ikke skal løftes moms af.
Virksomhedsbogførings-gruppe	Hvis du kun arbejder med 1 Virksomhedsbogføringsgruppe så påfør denne – ellers efterlades feltet ”Blankt”. Feltet bruges ved salgsfakturering eller købsfakturering og brug af Finanskonto.
Produktbogføringsgruppe	Hvis Produktbogføringsgruppen er entydig for Finanskontoen, kan denne påføres, ellers efterlades feltet Blankt. Feltet bruges ved salgsfakturering eller købsfakturering og brug af Finanskonto Hvis kontoen skal bruges ved salgsfakturering eller købsfakturering, skal der påføres en produktbogføringsgruppe.
Direkte bogføring	Hvis kontoen skal kunne bruges i f.eks. en Finanskladde, skal der være et flueben i dette felt. Feltet bruges til at undgå manuelle posteringer på systemkonti så som Debitorsamlekonto, Indgående moms osv.
Afstembar	Hvis der på kontoen skal kunne laves en hurtig afstemning i finanskladden, skal du sætte et flueben i dette felt.
Kræver Sag	Hvis der på finanskontoen skal angives et sagsnummer, kan du i dette felt sætte et flueben – hvilket bevirker at du ikke kan bogføre på denne konto uden at der er angivet et sagsnummer.

Det er en god idé at kontrollere felterne. Normalt udfyldes momsvirksomhedsbogføringsgruppen og momsproduktbogføringsgruppen automatisk. Når dette er gjort, er din finanskonto nu oprettet. Det eneste, der mangler, er at indrykke teksten korrekt. For at gøre dette skal du blot klikke på knappen “Proces” og derefter “Indryk kontoplan” på båndet.

Derefter vil du få følgende meddelelse:

Klik på knappen “Ja“, og så vil teksten automatisk blive indrykket.

I dette tilfælde vælger vi “dimensioner – enkelt“.

På Finanskonto 1010 har du mulighed for at kræve, at en “Dimensionsværdikode” skal vælges for Dimensionskoden “Afdeling”, når der foretages bogføring på kontoen. Dette giver dig kontrol og nøjagtighed i dine bogføringer.

Du kan gentage dette trin på alle de relevante finanskonti, der kræver dimensioner.

Bogføring i finanskladden

For eksempel, når du arbejder med et kontant omkostningsbilag, skal du udføre følgende trin:

1. Find “Finanskladde” i systemet.
2. Når du åbner skærmbilledet for første gang, kan det være nødvendigt at tilføje flere felter, da det grundlæggende skærmbillede kun viser et minimum af oplysninger.

Klik på knappen “Side“/”Vis flere kolonner” for at få vist ekstra kolonner på skærmen.

Nedenfor finder du specifikationerne for felterne i tabellen:

Bemærk: Hvis der er flere linjer relateret til det samme bilag, behøver du ikke at bruge Modkontotype og Modkonto. Du kan blot tilføje flere linjer under det samme bilagsnummer. Dette gør det nemt at organisere dine transaktioner.

Kontrol af finanskladden

Inden du bogfører din finanskladde, er det en god idé at tjekke den for eventuelle fejl. Dette trin hjælper med at sikre, at dine økonomiske transaktioner er korrekte og præcise.

Klik på knappen “Bogfør/Udskriv“/”Vis bogføring” for at få vist en oversigt over dine bogføringer, før du endelig bogfører dem.

Hvis du markerer en af de relaterede poster, kan du derefter klikke på knappen “Vis relaterede poster“. Dette giver dig mulighed for at se, hvordan systemet vil reagere, når du bogfører din finanskladde.

Hvis du ønsker at vedhæfte et bilag til finanskonto 2754 med navnet “Gaver og blomster,” skal du følge disse trin:

1. Gå til den relevante linje.
2. Klik på knappen “Indgående dokument“/”Opret indgående bilag ud fra fil…” i båndet.

Nu vil bilaget være synligt og tilgængeligt på finanskontoen.

Når du er klar til at bogføre din finanskladde, kan du gøre det nemt ved at klikke på knappen “Bogfør/Udskriv“/”Bogfør” på båndet. Du kan også bruge genvejstasten “F9” for at udføre bogføringen. Dette trin markerer afslutningen af din bogføringsproces og opdaterer dine økonomiske poster i systemet.

Når din finanspost er blevet bogført, kan du få et samlet overblik over bilaget og se, hvor det ellers blev bogført i systemet.

For at finde manuelle posteringer på en finanskonto, skal du følge disse trin:

1. Tryk på “Tilføj filter“
2. Find feltet mærket “Automatisk oprettet“
3. I værdifeltet skal du vælge “Nej“

Blogindlægget er skrevet af:
Kaj Heydt Jørgensen
Business Central Senior Konsulent