Continia Document Capture

Automatisk datagenkendelse

Inden for sit felt er Continia Document Capture den ledende og mest omfattende løsning til Microsoft Dynamics NAV, eller Microsoft 365 Business Central, når det kommer til scanning og udtrækning af OCR-data samt registrering, bogføring og arkivering af alle former for dokumenter.

Uden brugerinvolvering bliver PDF-filer automatisk downloadet fra prædefinerede e-mailadresser, hvorefter de behandles af prisvindende OCR-teknologi. Fysiske dokumenter kan via printer scannes ind i systemet og følger derefter samme som flow øvrige PDF-filer.

Nødvendige felter bliver automatisk genkendt og overføres efterfølgende til Microsoft Dynamics NAV, eller Microsoft 365 Business Central. Dette er med til at gøre håndteringsprocessen af PDF-filer og dokumenter hurtigere og mere effektiv.

Med Continia e-Documents Import kan fakturaer i XML-format også håndteres. De har alle de nødvendige informationer og kan derfor blot indlæses direkte.

Fakturabehandling og -styring

Med en række nye funktioner som automatisk leverandørgenkendelse, udvidet dokumentoversigt, præregistrering af købsfakturaer mm., faciliterer Continia Document Capture behandlingen af fakturaer og den tilhørende administration.

Ved anvendelse matching, kan fakturaer automatisk matches til allerede eksisterende købsordrer eller modtagelser. Dertil er det yderligere muligt at godkende og bogføre disse, såfremt beløbet ligger inden for prædefinerede grænseværdier.

Godkendelses-workflow for alle

For at sikre at alle i virksomheden har adgang til godkendelses-workflowet er det muligt at godkende fakturaer enten direkte fra Microsoft Dynamics NAV, Microsoft 365 Business Central eller online via en webbrowser. De, som kan godkende, kan se den oprindelige faktura. Herfra kan de enten acceptere, afvise, sætte på hold eller videresende den til en anden for gennemsyn eller godkendelse. Derudover er det også muligt at tilføje kommentarer eller vedhæfte filer til en faktura.

Continia Webgodkendelsesportal giver alle medarbejdere med adgang til internettet og en webbrowser – altså ikke direkte adgang til Microsoft Dynamics NAV, eller Microsoft 365 Business Central – mulighed for at godkende fakturaer eller andre dokumenter, uanset hvor de måtte befinde sig.

Adgang til dokumenter overalt

Det digitale arkiv i Continia Document Capture indeholder samtlige PDF-filer og scannede dokumenter. Herfra er der let adgang til dem fra relevante steder i Microsoft Dynamics NAV, eller i Microsoft 365 Business Central. Eksempelvis er det muligt at åbne originale PDF-fakturaer fra bogførte fakturaer eller fra finansposterne.

Det digitale arkiv er fuldt indekseret. Det betyder, at selvom informationerne fra dokumenterne ikke er overført til et felt i Microsoft Dynamics NAV, eller Microsoft 365 Business Central, er det alligevel muligt at søge efter dem. Denne funktion gør, at der kan søges efter konkrete serienumre, referencenumre eller øvrige informationer, der fremgår på købsfakturaer eller andre dokumenttyper.

Læs mere på Continias webside: www.continia.com