Hvis du har kasketten på som enten entreprenør, bygherre, entrepriseleder eller projektleder for bygge- og anlægsprojekter, så kender du det sikkert godt:
Det kan være svært at holde styr på alle detaljer på dine forskellige byggeprojekter. Især hvis du ikke har et decideret sagsstyringssystem.
Vi ved det:
Et byggeprojekt er en kompleks opgave. Ikke mindst når du skal holde styr på økonomien inkl.
- budget
- for- og efterkalkulationer
- indkøb
- forbrug af timer og materialer
- samt kvalitetssikring på både sager og undersager.
Og her kommer økonomisystemet desværre til kort. Som selvstændigt produkt er det ikke gearet til at håndtere alt det, du har behov for af data på dine byggesager. Det er her et decideret sagsstyringssystem til bygge- og anlægsbranchen kommer ind i billedet.
Altså en extension til økonomisystemet, der løfter din sagsstyring fra frustrerende til fremragende.
Få et sagsstyringssystem til byggeri der giver dig overblik
Selv om du sikkert har stor indsigt i processerne omkring diverse byggeprojekter kan en nemmere sagsstyring godt være på din ønskeliste. Ikke mindst fordi det kan give dig mere tid.
Tid til det du brænder for.
Og mindre tid på administrative opgaver og manuelle processer.
Tilkobl sagsstyring til dit Microsoft økonomisystem
Bruger din virksomhed et økonomisystem fra Microsoft så som Business Central eller de ældre versioner NAV/Navision kan I nemt tilkoble et ekstra branchemodul, der letter sagsstyringen i byggebranchen via Microsoft AppSource. Dermed er I bedre hjulpet til styring af entrepriser, hovedsager og undersager.
Med et branchespecifikt sagsstyringssystem kan I nemt se:
- løbende økonomi inkl. dækningsbidrag og dækningsgrad
- forkalkulation
- forbrug af timer og materiale
- dokumenter og bilag
- mandskab til rådighed
- ekstraarbejde
- indkøb
I forhold til sagsstyring skal I vælge en brancheløsning, hvor alle processerne omkring sagshåndtering er tænkt ind. Produktet skal fx understøtte løbende beregning af dækningsbidrag og dækningsgrad.
Med en bygge- & anlægsløsning kan du fx nemt se:
- fakturakladde til sammenlægning af planlægningslinjer forud for fakturering
- udvidede sagsoplysninger med udvidet beskrivelse af sagen, valg af jobtype m.fl.
- specifikke rapporter der giver jer et godt overblik
Et sagsstyringsmodul til håndværkere og entreprenører gør det langt nemmere for relevante medarbejdere at følge med i udviklingen på eksisterende sager. Og I får et overordnet sagsoverblik på kommende, igangværende og afsluttede sager. Læs mere om udvidet sagsstyring til bygge- og anlægsbranchen.
Sådan bliver du en (endnu) bedre projektleder
Som projektleder er du formodentlig vant til at se det hele lidt fra helikopteren samtidig med at du skal kunne dykke ned i detaljerne.
Men hvis du ikke har det rigtige værktøj til at give dig overblik eller den nødvendige detaljegrad, kan selv den skarpeste projektleder blive sat på en svær prøve.
Med IT-Effects sagsstyringssystem ”Byg & Anlæg” får du det overblik, der giver dig ro i maven. I økonomisystemet får du overblikket over alle dine sager. Bygge- og anlægsmodulet giver dig samtidig overblik over de detaljer, du har brug for på dine hovedsager og undersager.
Del projektet op i hovedsager og undersager
Del nemt dit byggeprojekt op i mindre overskuelige bidder med hovedsager og undersager i ét samlet overblik. Se nemt den samlede entreprise eller dyk ned i detaljerne på de enkelte undersager med ekstra arbejder, opsplitning af omkostninger m.m. Du kan også nemt inddele jeres enterpriser efter fagområder, hvor udgifter og indtægter håndteres enkeltvis pr. område.
I Business Central kan du med et enkelt klik nemt hoppe mellem de enkelte sager med tilhørende udgifter og indtægter. I kan endda se det helt ned på opgaveniveau:
Hver sag består nemlig af en række sagsopgaver. I vælger selv, om I vil definere disse sagsopgaver generelt eller mere specifikt. Ved hjælp af sagsopgaverne kan I nemt se forbruget på de enkelte dele af sagen. Ligger der fx mange omkostninger forbundet med nyetablering? Er der brugt længere tid end estimeret på nedbrydning af eksisterende byggeri? Eller har det taget længere tid end beregnet at lægge det nye tag?
Få denne måde får I jer et præcist billede af, om der er noget sted på sagen, der er overforbrug. Sagsoverblikket hjælper jer dermed med præcist at holde styr på økonomien på hver enkelt sag.
Men lige så vigtigt er det:
Når I nemt og let kan se alle sagens økonomiske detaljer og hurtig har det store overblik frigiver det også tid til andre vigtige opgaver.
Med den skarpe opdeling mellem sagerne og de enkelte sagsopgaver kan du let danne dig et hurtigt og overskueligt overblik over de forskellige sager og opgaver samt deres budget og forbrug.
Måske denne e-bog også er noget for dig:
Rapporteringsværktøj giver dig et her-og-nu økonomisk overblik
I sagsstyringsmodulet får du også rapporteringsværktøjer, så du hele tiden kan følge med i den økonomiske situation på hver enkelt sag. Få nemt et her-og-nu økonomisk overblik over både hovedsager og undersager.
Styr dine sagsbudgetter
Sagsstyringsmodulet gør det nemmere for dig at holde styr på dine sagsbudgetter. Få fuldstændig overblik over:
- det oprindelige budget
- det aktuelle budget
- og det forventede slutbudget
Så kan du altid se sagens økonomiske udvikling og holde de realiserede indtægter og udgifter op mod det forventede og se hvor langt du er med sagen. Se også udviklingen på dækningsbidraget og dækningsgraden igennem hele processen.
Det giver dig et her-og-nu billede af igangværende arbejder på dine sager.
Den gode og strukturerede sagsstyring er vigtig for at få økonomien til at hænge sammen på byggeprojektet. Det er med til at sikre, at I løbende får faktureret korrekt og dermed får den ønskede indtjening.
Et godt sagsstyringssystem giver dig overblik på den enkelte sag
Med det samme du har bogført forbruget i sagskladden kan du se det på sagen. Økonomien på sagen opdateres altså omgående.
Det giver dig som projektleder eller ejer det nødvendige løbende overblik over, hvordan sagen udvikler sig. Følg blandt andet beregningen af sagens dækningsgrad og dækningsbidrag.
På den måde kan I imødekomme eventuelle uforudsete udgifter, så I kan reagere i tide, inden sagen begynder at skride.
Skal I måske give kunden besked om, at der kommer ekstra udgifter?
Optimer din forretning med effektiv planlægning
En effektiv sagsstyring gør det ikke alene. Forud kommer selve planlægning af sagerne og projekterne.
Og det kan godt være en dræber.
Især hvis du ikke har adgang til et visuelt planlægningsværktøj, der giver dig overblikket.
En undersøgelse fra 2018 viser, at kun to tredjedele af håndværkernes arbejdstid er værdiskabende. Ifølge direktør for byggerådgivningsfirmaet V2C, Lars Blaaberg, skyldes det manglende koordinering, dårlig planlægning og for lidt styring.
Men det gode nyhed er:
Med ganske få ændringer kan I være en af de virksomheder, der skiller jer ud fra den triste statistik. Nemlig ved at få styr på planlægningen.
Lars Blaaberg udtaler:
Vi kan se, at en bedre tilrettelæggelse giver mindre spild, færre fejl og langt færre arbejdsulykker.
Jo bedre planlægning, des bedre projekter og basis for fremdrift. Bedre planlægning fører til bedre bundlinje. Til bedre kommunikation, overblik, forudsigelighed og flow. Det medfører bedre overholdelse af tid, og økonomi, bedre sikkerhed, arbejdsmiljø og større arbejdsglæde for alle parter på projektet.
Vores klare anbefaling er at få fat i et visuelt planlægningsværktøj. Det giver dig som projektleder eller bygherre det overblik du har brug for over alle tilgængelige ressourcer:
- Har du nok mandskab til at tage nye ordrer ind om fire måneder?
- Er maskinellet på de rigtige byggepladser?
- Skal du flytte rundt på dine medarbejdere, hvis du får en sygemelding ind ad døren?
Hvis tingene ikke lige går helt efter planen, så kan du nemt rykke rundt med alle ressourcerne fra mandskab til materiel. Det smarte er, at dine medarbejdere straks kan se i deres opgaveliste på mobilen, hvad der er sket af ændringer og på hvilken opgave, de skal være.
Som projektleder kan du nemt planlægge flere måneder frem. Og har du behov for at rykke hele sagen, så gør du også nemt det.