Kender du det med at jeres arbejdssedler af papir har ligget sammenkrøllet i lommen eller bilen? At de er fyldt med kragetæer og nærmest er umulige at læse? At de mangler navn, underskrift, dato eller andre vigtige oplysninger? At en af medarbejderne lige glemmer at få alt registreret på den rigtige sag? At det er besværligt at få arbejdssedlerne indleveret til bogholderen?
Kan du nikke genkendende til en eller flere af ovenstående?
Så ved du også godt:
Der er mange gode grunde til at udskifte arbejdssedlerne af papir med en digital løsning. Og sikkert mange flere end dem på listen her. Her får du lige en stak af de mest relevante.
1. Nemt at registrere timer på farten
Fik alle svende og håndværkere registreret alle timer og materialer i går? Hvor blev Henriks timeseddel af?
Hvis du har din mobil lige ved hånden, har du altid din arbejdsseddel på dig. Det gør det super nemt for håndværkere og svende at registrere timer, når de er på farten. Når opgaven er løst, er det bare at hive mobilen op af lommen, logge ind på timeregistrerings Appen og 1-2-3 indtaste timerne direkte på sagen.
Det er især praktisk, hvis medarbejderen er ude på opgaver med flere skiftende lokationer på en dag. For kan du sent fredag eftermiddag huske, hvor du lige præcis var tirsdag formiddag?
Jimmy fra nedbrydningsfirmaet P. Olesen & Sønner A/S oplever flere fordele:
Det er blevet noget nemmere. Før registrerede vi timer på papir og nu er det på mobilen – det ér bare smartere. Jeg sparer tid og behøver ikke sidde foran computeren.
2. Nemt for projektlederen at godkende registreringer med det samme
Med det samme medarbejderne har indtastet timer og materialer kan projektlederen straks se timerne på sin enhed f.eks. via et godkenderpanel. Det gør det nemt at:
- godkende
- ændre
- afvise de indkomne registreringer.
Projektlederen kan også knytte en kommentar til timerne direkte i timeregistrerings-værktøjet f.eks. ved en afvisning: “Var det ikke i torsdags, du gik kl. 12?”.
Når timerne er godkendt, ryger de automatisk ind på sagen i økonomisystemet. Så kan bogholderen hurtigt få timerne bogført og faktureret.
3. Mere præcis registrering end på de gammeldags arbejdssedler
Med digitale arbejdssedler får I en mere præcis registrering end med de gammeldags papirssedler. Når medarbejderen skal registrere sin tid, kan han/hun nemt finde den aktuelle sag på sin timeseddel på mobilen eller tabletten. Med elektroniske arbejdssedler har I de rette digitale skabeloner, der indeholder alle de relevante informationsfelter, som I har behov for. Det er med til at sikre en meget mere præcis registrering. Så snart opgaven er løst kan medarbejderen indtaste timer og materialer direkte på sagen.
Så bliver det ikke nemmere at huske at få alt registreret korrekt.
Dermed får I også et bedre faktureringsgrundlag. Ikke alene får I alle timer og materialer sendt videre til fakturering, I har også mulighed for at fremvise et præcist overblik over forbrug, hvis kunden ønsker at se det.
Slip for at miste fakturérbare timer på grund af dårlig indberetning af medarbejdernes timesedler. Få alle materialer med på de rigtige projekter. Og få ekstraarbejder registreret. Så snart medarbejderen har indtastet oplysningerne på timesedlen, er de synlige for projektlederen eller bogholderen og I har nu et korrekt grundlag for både projektstyring, løn og faktura.
4. Bedre overblik over sager og timer for både projektleder og håndværker
Som projektleder giver digital timeregistrering dig et præcist og aktuelt overblik over alle registrerede timer og ressourcer på dine projekter. Dermed har du nemmere ved at reagere i tide, hvis du kan se, at det begynder at skride. Og det giver dig et langt bedre overblik over, hvilke projekter dine ansatte arbejder på i øjeblikket.
Hvis du har behov for det, kan du lynhurtigt logge ind og finde frem til timeforbruget på bestemte projekter.
Som håndværker får du det fulde overblik over din arbejdsdag, uge og måned. Du kan både se planlagte og udførte timer og se om timerne er godkendt. Med en digital arbejdsseddel får du også overblik over dit personlige timeregnskab. Inklusiv. diæter, kørsel, afspadsering og fravær.
Du kan altså nemt tjekke, at dine oplysninger til løn er korrekte.
5. Mindre manuelt administrativt arbejde
Når I lader papirsedlerne være fortid, letter I samtidig også den administrative byrde for især bogholderen. Bogholderen slipper for at pløje sig igennem en hel stak timesedler, der alle skal indtastes manuelt. Det er timevis – ja endda dagevis – af sparet arbejdskraft i nogle virksomheder.
Bogholderen, Maiken fra P. Olesen & Sønner A/S sparer dermed minimum 2 dages arbejde i hver lønperiode fordi hun ikke længere skal taste alle timesedlerne ind.
Maiken:
Dataindsamlingen er blevet markant hurtigere og mere sikker. Det er slut med tabte timer og jeg sparer al den tid, jeg før brugte på tastearbejdet! Før skulle vi indsamle alle timesedlerne fra 85 ansatte, taste dem ind i systemet sammen med rettelserne. Nu ruller de direkte ind i økonomisystemet, når der er trykket godkend på registreringerne, så jeg sparer i hvert fald 2 dages arbejde i hver lønperiode.”
De sparede timer på manuel indtastning, kan I så bruge på mere interessante opgaver.
6. Digitale arbejdssedler giver et bedre flow i økonomien
Når projektlederen godkender en registrering, bliver den sendt direkte til sagskladde i økonomisystemet. Da timerne allerede ER godkendt, inden de lander hos bogholderen, er de klar til straks at blive viderefaktureret. Det betyder, at bogholderen kan fakturere samme dag, som sagen er afsluttet.
Og ikke mindst slipper bogholderen for en masse bøvl med at skulle have fat i forskellige personer, for at kunne komme videre med sit arbejde. Bogholderen kan fakturere efter hver afsluttede sag og skal ikke først hive fat i enten projektlederen eller håndværkeren for at få afklaring.
Det giver et langt bedre flow i økonomien.
7. I mindsker spildtid
Hvor var det nu lige, den timeseddel blev af? Hvad er det helt præcist, Jens har kradset ned i tirsdags?
Den digitale arbejdsseddel er med til at mindske meget spildtid i de interne processer flere steder i virksomheden – også udover det manuelle tastearbejde.
Måske også mere, end I reelt er klar over?
Tænk bare på alle de medarbejdere, der slipper for ugentligt at køre ind på kontoret med arbejdssedlerne for at aflevere dem til bogholderen.
Eller dem der har glemt arbejdssedlerne på kontoret og enten må køre tilbage eller kradse timerne ned på et tilfældigt stykke papir.
Eller projektlederen der fysisk eller telefonisk skal have fat i sine medarbejdere for at få godkendt, afvist eller afklaret noget på timesedlen.
Eller bogholderen der skal have fat i håndværkeren for at få opklaret om der står 3 eller 8 på sedlen? Hvilket er det næste punkt på listen.
8. Det er billigt
Vidste du, at du for bare 35,- kr. pr. bruger om måneden kan få digital timeregistrering, der er direkte integreret med jeres økonomisystem Business Central eller Navision? Det svarer til ca. to morgenbasser pr. mand. For en lille investering på bare 35 kr. pr. mand om måneden får I digitaliseret en væsentlig del af forretning, der som sagt vil spare jer masser af tid og besvær. Og på den lange bane kan det godt svare sig økonomisk.
9. I slipper for arbejdssedler, der er umulige at tyde
Arbejdssedler kan nærmest være umulige at tyde. Især hvis de har været offer for et regnskyl, kaffe eller cola, har været krøllet sammen eller ganske enkelt bare er skrevet med kragetæer.
Det gør det ikke nemt for projektlederen eller bogholderen at afkode, hvad der står på sedlen og det kan give fejlindtastninger. Med en digital løsning slipper I helt for at tænke på det.
10. I har alt samlet ét sted
Med et timeregistreringssystem der er direkte integreret med jeres økonomisystem får I samlet jeres timer ét sted. I slipper for at skulle samle timerne fra papirbunker, og forskellige steder på computeren så som Excel. Dermed har I altid et fuldt overblik over, hvad der registreret på den enkelte sag direkte i jeres økonomisystem.
Det er super simpelt. Og endnu bedre, så kan den mobile timeregistrering kombineres med smarte værktøjer så som digital planlægning, opgavestyring, dokumenthåndtering og fakturaindscanning, der alt sammen er med til at give en nemmere hverdag med it.
11. Få alle opgaver og timesedler samlet i et planlægningsværktøj
En af de aller største fordele ved elektroniske arbejssedler er, at I kan samle alle arbejdssedlerne i et planlægningsværktøj. Dermed får projektlederen et stærkt arbejdsredskab til at optimere sin arbejdsdag og hele forretningen. F.eks. kan projektlederen nemt:
- rykke rundt på opgaver og timer, hvis der er behov for det
- planlægge timer direkte fra puljeopgaver
- oprette nye opgaver, som medarbejderne straks kan se på deres mobil
- Få et overblik over hvor material og medarbejdere er henne og hvilke opgaver de arbejder på
Medarbejderne får bedste styr på deres arbejdsopgaver og I sparer masser af tid på eventuelle misforståelser om arbejdssted samt på koordinering mester og ansatte imellem. Mester eller projektleder kan følge opgaverne fra start til slut inklusiv alle registrerede ressourcer på den enkelte sag.
Læs mere om alle fordelene ved mobil timeregistrering
for både manden i marken, projektlederen, bogholderen og chefen her >>
Et godt råd er:
Sørg for at vælge en IT-løsning, hvor du kan skifte leverandør. Med det mener vi: vælg en standard IT-løsning, hvor du ikke er afhængig af leverandørens udvikling.
Flere systemer indenfor håndværkerfaget ser dagens lys i disse år og flere kommer sikkert til i forsøget om at prøve lykken indenfor IT-løsninger til håndværkere. Men de færreste kunder er bevidste om, at flere af disse nye systemer er baseret på 100% udvikling og ikke bygget med base i standard software. Det har den store ulempe , at du som kunde ikke “bare lige” kan skifte leverandør hvis kemien ikke passer eller leverandøren vælger at sætte priserne op.
Konkurrence er sundt og priserne dannes derfor af de leverandører, der er på markedet. Det kan derfor være en god idé at basere jeres løsning på Business Central, der kan leveres af mange leverandører og dermed sikrer, at I ikke er bundet til en bestemt IT-leverandør.
Vil du se hvordan mobil timeregistrering virker i praksis?
Se videoen herunder:
Du kan også selv prøve at lege med timeregisteringen og se, hvordan der virker i praktisk for jer.