Sådan optimerer I processerne i jeres bygge- & anlægsvirksomhed med IT

Sådan optimerer I processerne i jeres bygge- & anlægsvirksomhed med IT

Kan du svare JA til én af disse?

  1. Føles jeres interne processer nogle gange lige så tung som regnvåd jord?
  2. Mangler I et helikopterblik over projekter og sager?
  3. Mangler I adgang til vigtige oplysninger på sagen ude på byggepladsen?
  4. Vil I minimere tidsforbrug på tastearbejde samt sags-, time- og materielstyring?
  5. Savner I at have alle data samlet i én løsning og opdateret i realtid?
  6. Har I svært ved at finde vigtige dokumenter, tegninger, e-mails m.m?
  7. Savner I et bedre flow i økonomien?

JA?…Så læs med her.

håndværker der taler i telefon

I dette blogindlæg vil vi tage et kig på byggebranchens største IT-udfordringer og hvad I selv kan gøre ved dem i jeres virksomhed.  Altså hvordan får I optimeret processerne i jeres bygge- & anlægsvirksomhed, så de kører som smurt i olie? Vi kommer også omkring hvilke succeskriterier, der kræves for at en IT-løsning til bygge- og anlægsbranchen fungerer optimalt.

Klar? OK. Lad os gå i gang.

BYGGEBRANCHENS STØRSTE IT-UDFORDRINGER

Kun omkring 30% af virksomhederne i bygge- og anlægsbranchen er tilfredse med deres IT. Det viser den seneste IT-undersøgelse (november 2019) foretaget af BASIT og Dansk Byggeri. Det er skræmmende lave tal, der skyldes flere ting:

FORSKELLIGE IT-PROGRAMMER, DER IKKE TALER SAMMEN

Mange virksomheder bruger forskellige IT-systemer, der ikke er integreret med hinanden. Fx et separat økonomisystem og et separat timeregistreringssystem. Det gør det besværligt at samle og håndtere data.

MANGE FEJLKILDER

Med de gentagne indtastninger og flere forskellige programmer, der skal vedligeholdes med data, opstår der desværre mange fejlkilder.

INEFFEKTIVE OG TIDSKRÆVENDE PROCESSER

De ansatte bruger meget tid på manuelle processer og dobbeltarbejde. Fx når de skal lede efter ting i de forskellige systemer, så som at genfinde ting fra en tidligere sag. Eller når de skal arkivere mails, dokumenter m.m. på de rigtige sager.

MANGLENDE OVERBLIK OG STYRING

Et velkendt problem er det manglende overblik hos især projektlederen. Det er ofte besværligt at planlægge personale og materiel til sager. Derfor er der et stort tidsforbrug på sags-, time- og materielstyring. Det gør arbejdsdagen ineffektiv for både manden i marken og projektlederen.

Sådan planlægger projektlederne i byggebranchen medarbejdernes tid: 

Planlægning af medarbejderens tid

Kilde: IT-analysen, november 2019 fa Dansk Byggeri og BASIT.

Kig lige godt på tallene.

36% planlægger stadig på papir fra sag til sag og 33% planlægger mundtligt! (Selvom de har alle muligheder for at planlægge digitalt.)

Det er dælme mange.

Og hvad betyder det?

Det betyder, at rigtig mange bygherrer, projektledere og entreprenører planlægger for ineffektivt og potentielt mister værdifuld information i processen. Ikke med vilje, men fordi de ikke har de rette værktøjer.

Det fleste virksomheder ville have stor gavn af et digitalt, visuelt planlægningsværktøj. Et værktøj, der giver overblik over sager og ressourcer og mindsker spildtid samt sikrer at alle data er med i systemet. Samtidig vil det reducere spildtid og ventetid på byggepladserne, når håndværkerne nøjagtigt ved, hvor og hvornår de skal udføre en specifik opgave og med hvilke maskiner.

Det lyder simpelt. Og det er det.

Se hvad et planlægningsværktøj kan gøre for dig og din virksomhed > 

 

TIMEREGISTRERING VIRKER IKKE OPTIMALT

Mange virksomheder bruger flere metoder til tidsregistrering og får ikke udfaset de mere gammeldags metoder så som fysiske timesedler og Excel. Det betyder manuelle processer omkring registrering, indtastning, godkendelse og lønkørsel. Derudover klager flere over, at timeregistreringssystemet ikke kan finde ud af skiftende timesatser og akkord.

Sådan tidsregistrerer bygge- & anlægsvirksomhederne:

timeregistrering i byggebranchen

Dette viser en uheldig tendens til at flere arbejdsprocesser omkring sagsstyring, planlægning, timeregistrering og lønkørsel stadig er manuelle og tager lang tid.

Tid, der kunne være brugt langt bedre.

SÅDAN FÅR I JERES INTERNE PROCESSER TIL AT KØRE SOM SMURT I OLIE

Det er drøn-ærgerligt, at næsten 70% af virksomhederne i bygge- og anlægsbranchen er utilfredse med deres IT. Problemet er, at mange virksomheder ikke ved, at der findes én samlet brancheløsning, der både kan håndtere:

  • Økonomi
  • Planlægning
  • Dokumenter
  • Sagsstyring
  • Time- og materialeregistrering
  • Integration til kalkulation

Det behøver ikke være så svært at få mere optimerede processer.

Det handler kort fortalt om at:

  1. Digitalisere tidskrævende manuelle arbejdsgange
  2. Få én samlet IT-løsning, der understøtter branchens udfordringer

Forestil dig at I slap for manuelle processer frem og tilbage, men i stedet for kunne se alle oplysninger vedrørende det næste byggeprojekt i ét og samme system (inklusiv løn, kalkulation m.m.). Altså en sammensmeltning af jeres ERP-system og jeres time-, materiel-, planlægnings-, og sagssystem. Og selvfølgelig alt samlet digitalt.

Når projektleder Peter fx har godkendt timer til fakturering, kan bogholder Hanne straks se dem i systemet og få fakturaerne ekspederet med det samme. Eller når projektleder Peter flytter et projekt eller en opgave, kan hans medarbejder straks se det i sin opgaveliste.

Det giver øget effektivitet og frigiver tid til andre opgaver.

Vil du hellere have dette blogindlæg og mere til som e-bog? Så download e-bogen her:

 

download e-bog

 

6 SUCCESKRITERIER FOR DIN IT-LØSNING TIL BYGGE- & ANLÆGSBRANCHEN

Hvis I skal have succes med jeres IT, er der flere kriterier, der bør være opfyldt. Her dykker vi ned i de vigtigste.

#01 INTEGRATION = SAMMENHÆNG MELLEM ALLE FUNKTIONER

Hvis din IT-løsning skal være en succes, er det helt afgørende, at alle funktioner hænger sammen fra A-Z. Der må ikke være nogen af bogstaverne, der falder uden for alfabetet. Det hjælper fx ikke, at du har et timeregistreringssystem, hvis det ikke hænger sammen med det system, I bruger til fakturering. Eller at du har et kalkulationsprogram, der ikke spiller sammen med dit sagsstyringssystem. Alt skal være integreret med hinanden, så I får et digitalt flow imellem alle funktioner og så I kan finde alle data, uanset hvor I kigger.

#02 SKAL UNDERSTØTTE BRANCHENS UDFORDRINGER

Et IT-system er ikke bare et IT-system. Ligesom en pæretærte heller ikke er en æbletærte. Og skønt du i nogle tilfælde godt kan erstatte pærer med æbler, så giver det ikke helt den samme struktur og smag. På samme måde er det på IT-fronten vigtigt at vælge et system, der understøtter de gængse arbejdsgange og forretningsprocesser i branchen.

I byggebranchen skal IT-systemet kunne opfylde ønsker om:

  • Et nemt system, der samler økonomi, projekt- og sagsstyring, planlægning, time- og materialeregistrering, dokumenter samt kalkulation i én løsning
  • Nem dokumenthåndtering. At kunne finde alle oplysninger (tegninger, billeder, e-mails, fakturaer m.m.) på sagen – også ude fra byggepladsen
  • At få et samlet visuelt overblik over opgaver, mandskab, timer og maskinel
  • Nem planlægning af mandskab, timer og maskinel
  • Nem timeregistrering direkte på mobilen inkl. forskellige timesatser og akkorder

Vælg en leverandør, der fungerer som en decideret sparringspartner. Her er et indgående branchekendskab nødvendigt for den fælles succes.

Hvis du gerne vil prøve for dig selv, hvordan det hele virker, så bestil 30 dages gratis adgang til en bygge- og anlægsløsning. Vi har fyldt en demokonto med testdata, så du kan komme i gang inden for et par minutter:

#03 Skal give mere optimale arbejdsgange

For at jeres IT-system kan give jer mest mulig værdi, skal det være en hjælp til jeres arbejdsgange. Det skal være med til at aflive nogle manuelle processer og især minimere dobbelt tastearbejde. Det kan fx være i processen omkring registrering af timesedler. Her er det spild af tid, hvis både håndværkeren og derefter bogholderen skal registrere timerne, for at der kan udbetales løn.

Med én samlet digital løsning begraver I mange af de tidskrævende manuelle processer og I kan dermed få en mere effektiv hverdag. Få en bedre udnyttelse af jeres ressourcer, når I ikke skal rykke kollegaer for oplysninger på en sag og flere medarbejdere ikke skal udføre den samme opgave.

Maiken Olsen, lønansvarlig hos P. Olsen siger:

Jeg sparer i hvert fald 2 dage pr. måned på lønningsdelen. Jeg var overrasket over, hvor let det er at afvise en medarbejders timer og at de nu selv kan rette dem til. Det er meget lidt, jeg skal ”røre” ved alle timerne, før de er klar til løn. Det er helt perfekt!

 

#04 NEM ADGANG TIL ALLE INFORMATIONER DIREKTE PÅ SAGEN

Et andet vigtigt kriterie er, at alle medarbejdere har nem adgang til informationer direkte på sagen. Det skal ikke være den store skattejagt at lede efter information på en konkret sag i diverse offline og onlinesystemer så som e-mail indbakken, mapper på serveren eller de gode gammeldags ringbind. Sørg for at vælge et system, hvor der er en ensartethed i strukturen, så det er nemt at klikke sagens bilag, dokumenter m.m. frem. Også fra byggepladsen.

dokumenthåndtering

 

#05 NEMT OVERBLIK OVER ALT PÅ SAGEN

At få samlet alle data og processer i én samlet løsning er ikke nok. I skal også nemt kunne få et overblik. Hvis jeres data ligger i en stor rodebunke og I ikke hurtigt kan danne jer er visuelt overblik har samlingen af data ikke den ønskede værdi. I byggebranchen er projektlederoverblik alfa og omega for god planlægning og en effektiv arbejdsindsats. Her kan et visuelt planlægningsværktøj nemt give det fulde overblik.

Men overblikket er ikke nok.

Det skal også være muligt at flytte ressourcerne rundt direkte i planlægsværktøjet. Og de flyttede data skal opdateres i real-tid på de involverede medarbejderes enheder, så som telefonen eller tabletten.

Planlægningsværktøj_001

 

I IT-Effects bygge- & anlægsløsning kan du nemt planlægge, styre og følge op på hele processen i dine byggesager. Du får fuldt overblik over alle elementer på hver enkelt sag, så som:

  • Hvornår er projektet startet op?
  • Hvor mange timer er der brugt?
  • Hvem har arbejdet på sagen?
  • Hvilke maskiner og materialer er der brugt?
  • Hvilke dokumenter er kommet ind på sagen?
  • Hvad er sendt videre til fakturering?
  • Hvad er godkendt?
  • Hvad har du budgetteret projektet til?

Med få klik kan du dykke længere ned i detaljerne på hver enkelt sag. IT-Effects bygge- & anlægsløsning er opbygget med en logisk mappestruktur, så I nemt kan finde relevante information på hver enkelt sag.

Overblik på enkelt sag

 

 

#06 BRUGERVENLIGT FOR ALLE MEDARBEJDERE

Hvis du skal have succes med at digitalisere din bygge- og anlægsforretning, skal din IT være brugervenlig for alle virksomhedens medarbejdere. Det skal være så logisk opbygget, at Svend på byggepladsen kan finde en mail tilknyttet en aktuel sag, hurtigere end at bestille en pizza online.

Personaer i byggebranchen

 

OPSUMMERING

Lad os kort opsummere de 6 vigtigste elementer, der skal være styr på, for at jeres nye IT-løsning bliver en succes:

  1. Skal have sammenhæng mellem alle funktioner
  2. Skal give optimale arbejdsgange
  3. Skal understøtte branchens udfordringer
  4. Skal give nem adgang til alle informationer direkte på sagen
  5. Skal give et nemt overblik
  6. Skal være brugervenligt for alle medarbejdere

 

download e-bog