Sagsstyring til håndværkere i Business Central: gør det nemt

Sagsstyring til håndværkere i Business Central: gør det nemt

Har du nogensinde oplevet, at din sagsstyring og planlægning halter lidt? At du ikke har det fulde overblik over alle dele på igangværende projekter og sager? Altså fuldstændig styr på alle detaljer på hver enkelt sag så som:

  • forbrug af timer og materiale
  • mandskab til rådighed
  • ekstraarbejde
  • forkalkulation
  • løbende økonomi
  • indkøb
  • dokumenter og bilag

Ønsker du dig nogle gange en nemmere sagsstyring til håndværkere og entreprenører, hvor I ikke skal bruge så lang tid på at lede efter tingene og hvor alt bare er samlet i ét overskueligt system?

detaljer

Oplever du, at du liiige mangler de der ekstra funktioner i økonomisystemet, der kunne lette din sagsstyring? Er du nogle gange i tvivl om, om I har fået alt med på sagen?

Så er du ikke alene.

Det er desværre et velkendt scenarie flere steder i håndværksbranchen, hvor det ofte går stærkt og hvor sagsstyring til tider kan være lidt kaotisk.

Nye projekter kommer ind i ordrebogen. I opstarter og afslutter forskellige sager. Medarbejdere skifter mellem forskellige byggeprojekter. Nye medarbejdere kommer til og andre smutter igen. Og I kan ikke se alle relevante oplysninger i økonomisystemet alene.

 

Mindre tid på administrative opgaver

Mange virksomheder drukner i papirstakke med sager, dokumenter, fakturaer, tegninger, timesedler samt diverse bilag. IT-systemerne taler ikke så godt sammen og derfor bruger de ansatte på kontoret alt for lang tid på administrative opgaver. Nogle steder er sagsstyringen nærmest ligefrem mere ren overlevelse end fremdrift.

Det skal vi selvfølgelig helst væk fra. Så lad os se på, hvordan du og dine kollegaer kan få en nemmere og langt mere effektiv hverdag med sagsstyring til håndværkere i Business Central. En hverdag hvor du bruger mere tid på det, du brænder for – og mindre tid på administrative opgaver.

bogholder indtaster timesedler for haandvaerker

 

Nemmere sagsstyring for håndværkere og entreprenører

Når du vil have nemmere sagsstyring, handler det om at lette jeres arbejdsgange i virksomheden. Dette kan gøres ved at samle data ét sted og dermed minimere spildtid, tastearbejde og dobbeltarbejde.

Dette er en opgave, økonomisystemet alene ikke kan løfte. Desværre.

Det er ingen hemmelighed, at de fleste økonomisystemer i sig selv ikke er gearet til at kunne understøtte de behov, du som bygge- og anlægsvirksomhed har til styring af entrepriser, hovedsager og undersager.

Men det er der heldigvis råd for:

Bruger I Business Central, kan I nemt tilkoble et tillægsmodul, der optimerer og understøtter de behov, der er i bygge- og anlægsbranchen. I skal finde jer en brancheløsning, hvor alle processerne omkring sagshåndtering er tænkt ind, så det nærmest bare er plug n play for jer.

Branchespecifikt modul til Business Central

I Microsoft AppSource finder I et hav af forskellige Apps, der kan optimere jeres arbejdsprocesser i Business Central.

En af dem hedder IT-Effect Byg og Anlæg.

Modul til business central

Byg og Anlæg er et bygge- og anlægsmodul, der optimerer og understøtter de behov, der er for en digital og lettere hverdag i byggebranchen. Modulet er udviklet for at give en lettere sagsstyring til håndværkere og entreprenører.

I forhold til sagsstyring indeholder modulet helt konkret funktioner, der understøtter løbende beregning af dækningsbidrag og dækningsgrad:

  • fakturakladde til sammenlægning af planlægningslinjer forud for fakturering
  • udvidede sagsoplysninger med unikke felter så som udvidet beskrivelse af sagen, valg af jobtype m.fl.
  • specifikke rapporter der giver jer et godt overblik

book adgang til bygge- og anlægsløsning

 

Dette modul til sagsstyring for håndværkere og entreprenører i Business Central giver dig og dine kollegaer et overordnet sagsoverblik med visning af kommende, igangværende og afsluttede sager. Det gør det nemt for både projektlederen, bogholderen og ejeren at følge med i udviklingen på de enkelte sager.

Ud for hver sag vises nøgleoplysninger, hvoraf nogle kan tilpasses, så de giver jer det bedst mulige indblik i den pågældende sag:

Business central bygge og anlægsløsning

 

Styr hovedsager og undersager i ét samlet overblik

Med bygge- og anlægsmodulet kan du nemt styre hovedsager og undersager i ét samlet overblik.

Modulet giver dig mulighed for at håndtere hovedsager, der holder den samlede entreprise, samt undersager til håndtering af ekstra arbejder, opsplitning af omkostninger eller lignende. Med hovedsager og undersager kan du også dele jeres entrepriser op i fagområder, så indtægter og udgifter håndteres enkeltvis pr. område.

Med dette sagsstyringsmodul får du rapporteringsværktøjer, der giver dig et her-og-nu økonomisk overblik over både hovedsager og undersager. På den måde kan du hele tiden kan følge med i den økonomiske situation på den enkelte sag.

sagsoverblik i business central

Med bygge- og anlægsmodulet har du ligeledes mulighed for at styre dine sagsbudgetter. Budgettering på sager er med til at sikre, at de realiserede indtægter og udgifter bliver holdt op mod de forventede.

Bygge-  og anlægsmodulet gør det nemt for dig at holde styr på det oprindelige budget, det aktuelle budget og det forventede slutbudget, så du på alle tidspunkter kan se, hvor langt du er med dine sager.

Med budgettering i bygge- og anlægsmodulet får du desuden det tilsvarende oprindelige, aktuelle og forventede slut-dækningsbidrag og -grad. På den måde er du sikret et her-og-nu billede af igangværende arbejder på dine sager.

 

God sagsstyring er vigtig for bundlinjen

Når sagsstyringen er på plads, er der dannet et solidt fundament for også at få sagens økonomi til at hænge korrekt sammen og gå op i en højere enhed. Derved sikrer I jer, at I får faktureret det korrekte beløb og på den måde får den ønskede indtjening på sagen, der oprindeligt var budgetteret med.

I Business Central kan du med et enkelt klik let skifte mellem de enkelte sager med tilhørende udgifter og indtægter. Dette kan I endda se helt ned på sagsopgaveniveau! Med denne skarpe opdeling mellem sagerne og de enkelte sagsopgaver kan du let danne dig et hurtigt og overskueligt overblik over de forskellige sager og opgaver samt deres budget og forbrug.

Overblik på den enkelte sag

Lige så snart I bogfører forbruget i sagskladden, kan I se det på sagen. Sagens økonomi opdateres altså her-og-nu og på den måde kan du som projektleder eller ejer løbende have et sikkert overblik over, hvordan sagen skrider frem ved blandt andet at følge beregningen af sagens dækningsgrad og dækningsbidrag.

Det betyder fx, at det er muligt at imødekomme eventuelle uforudsete udgifter hurtigst muligt, så I kan reagere i tide, inden sagen begynder at skride. Måske skal kunden have besked om, at der kommer ekstra udgifter?

I Business Central udgøres sagens struktur af en række sagsopgaver. Disse sagsopgaver kan I enten definere meget specifikt eller meget generelt. Det er helt op til jer, hvordan I ønsker at holde overblik over sagerne. Med sagsopgaverne kan I se hvor meget, der er forbrugt på de enkelte dele af sagen. Dette er også med til at give et præcist billede af, hvor på sagen der er overforbrug, hvis dette er tilfældet.

Sagsoverblikket er altså ikke blot med til skabe grundlag for en korrekt bundlinje. Det frigiver også ressourcer til andre vigtige opgaver, som ellers har det med at blive tilsidesat i det store ræs om at indhente tabt omsætning.

Overblik på enkelt sag

 

God planlægning gør forskellen for din sagsstyring

Desværre spilder alt for mange gode virksomheder værdifuld tid på byggepladsen. En undersøgelse fra 2018 viser, at kun to tredjedele af håndværkernes arbejdstid er værdiskabende. Ifølge direktør for byggerådgivningsfirmaet V2C, Lars Blaaberg, skyldes det manglende koordinering, dårlig planlægning og for lidt styring.

Det er så ærgerligt. For, som Lars så vigtigt påpeger, så kan der hentes meget ved få ændringer. Bygherren skal styre planlægningen. Dette kan fx. gøres via et Planlægningværktøj der er direkte integreret med økonomisystemet.

Lars Blaaberg siger:

Vi kan se, at en bedre tilrettelæggelse giver mindre spild, færre fejl og langt færre arbejdsulykker.

Jo bedre planlægning, des bedre projekter og basis for fremdrift. Bedre planlægning fører til bedre bundlinje. Til bedre kommunikation, overblik, forudsigelighed og flow. Det medfører bedre overholdelse af tid, og økonomi, bedre sikkerhed, arbejdsmiljø og større arbejdsglæde for alle parter på projektet.

 

Med et visuelt planlægningsværktøj har du som bygherre eller projektleder et langt bedre overblik over alle ressourcer fra mandskab til materiel og du kan nemt planlægge flere måneder. Går tingene ikke helt som oprindeligt planlagt kan du nemt rykke rundt på de individueller planlagte ressourcer eller rykke hele sagen, hvis det er nødvendigt. Så snart du rykker en opgave kan medarbejderne se det i deres opgavesystem. Det sikrer, at medarbejderne er på de rigtige opgaver på de rigtige tidspunkter.

Planlægningsværktøj_001

 

Tilknyt nemt vigtige dokumenter og øvrige bilag til sagerne

Ligesom der kan være rod i planlægningen, gør det samme sig helt sikkert gældende for sagsrelaterede dokumenter så som fakturaer, kalkulationer, tegninger, billeder osv. Og lige så snart du finder et vildfarent dokument, hører det selvfølgelig ikke til den sag, hvor du står og mangler ét.

Hvis du er vant til at håndtere dokumenter manuelt ved du også hvor frustrerende meget tid, der går med at lede efter de rette bilag m.m. Denne frustration kan du nemt komme til livs ved at bruge modulet Dokumenthåndtering. Med dokumenthåndtering kan du nemt oploade dokumenter omkring din kvalitetssikring direkte på sagen.

I virksomheden Peter Meyer var de fx. træt af besværlig, manuel håndteringen af dokumenter. Papirer og tegninger blev fragtet frem og tilbage mellem kontor og byggepladser. Ofte manglede håndværkerne vigtige oplysninger på byggepladsen og de kunne ikke selv lægge dokumenter op på sagen direkte fra byggepladsen. Ved at implementere dokumenthåndteringsmodulet sparede virksomheden 300 timer om året i på admininstrativt arbejde.

Læs hvordan kloakvirksomheden Peter Meyer sparede 300 timer om året på dokumenthåndtering alene >>

 

dokumenthåndtering

Dokumenthåndteringsmodulet er med til at udvide og facilitere sagsstyringen, da det gør det muligt at knytte relevante dokumenter og bilag til en konkret sag. Dokument-håndteringen rulles automatisk ud på en sag, når I opretter denne. Den har samme struktur på samtlige sager, da den følger en foruddefineret skabelon.

Selve dokumenthåndteringen er bundet op på SharePoint, som er Microsofts arkivsystem. Når I tilføjer dokumenter  til en sag, lægges de dermed på SharePoint og ryger på den måde op i skyen – og når de ligger her, kan alle de medarbejdere, der har adgang til det tilgå dokumenterne. Fra enhver lokation. Og fra enhver enhed med adgang til internettet. Også direkte fra byggepladsen.

Når dokumenterne skal tilføjes en sag, kan det ske fra hvor som helst – inden påbegyndt arbejde, efter netop afsluttet arbejde eller når man kommer tilbage i bilen eller på kontoret. Ligesom der er en skabelon for mappeopbygningens struktur på en sag, er det også muligt at tilføje skabeloner af eksempelvis aftalesedler, kalkulationer, ordrebekræftelser, tilbud osv., så de altid fremstår ens, uanset hvilken sag, de er tilknyttet.

Medarbejderen vælger blot den skabelon, der skal anvendes og tilknytter den til den mappe, den skal placeres i. Herefter kan det nyligt oprettede dokument, ses direkte på sagen i både Business Central og på SharePoint.

S her hvordan dokumenthåndteringen fungerer i praksis:

 

Hvis du gerne vil prøve for dig selv, hvordan det hele virker, så bestil 30 dages gratis adgang til en bygge- og anlægsløsning. Vi har fyldt en demokonto med testdata, så du kan komme i gang inden for et par minutter.

 

book adgang til bygge- og anlægsløsning