Case Erling Jørgensen: Ekspederer 40 Fakturaer i Timen

Case Erling Jørgensen

Hvordan Murer- & Betonfirmaet Erling Jørgensen A/S fik digitaliseret deres arbejdsprocesser og nu nemt ekspederer 40 fakturaer i timen

customer

Om kunden

Murer- & Betonfirmaet Erling Jørgensen A/S er specialist i alle former for murer- og betonarbejde. Firmaet tæller 4 byggeledere og ca. 45. medarbejdere og har eksisteret siden 1972.

challenge

Udfordring

Et forældet ERP-system, der ikke levede op til deres ønske om fleksibilitet. Besværlig og langsommelig manuel godkendendelses-procedure og dokumenthåndtering. Derudover manglede de et projektstyringssoftware.

solution

Løsning

Erling Jørgensen A/S investerede i Microsoft Navision samt en IT-Effect bygge- & anlægsløsning inkl. dokumenthåndtering. Det giver dem hurtigere og nemmere forretningsgange.

Ville ikke være afhængige af en specialkodet løsning

Hos Murer- & Betonfirmaet Erling Jørgensen A/S var forretningsgangene lidt træge med mange manuelle processer. Virksomheden havde et forældet økonomisystem, der stod til at skulle udskiftes.

Et af kravene til et kommende ERP-system var, at det skulle være en fremtidssikret løsning. Virksomheden ønskede dog ikke at være stavnsbunden til en løsning, der var specialudviklet af et mindre IT-firma. Derfor gik jagten ind på at finde en leverandør, der både kunne levere en Microsoft Navision standardløsning og hvor der samtidig var taget højde for kravene og ønskerne til optimerede arbejdsgange i byggebranchen.

Langsommelig godkendelsesprocedure

Udover at virksomheden skulle have et mere moderne økonomisystem, så vidste Økonomi- og administrationschefen Claus, at de ansatte brugte alt for lang tid på dokumenthåndtering og godkendelsesprocedure, og at det derfor også var nødvendigt med et projektstyringssoftware, der kunne håndtere dokumenter elektronisk.

En fremtidssikret standardløsning 

Løsningen blev økonomisystemet Navision fra Microsoft, så virksomheden ikke er afhængige af én enkelt leverandør. Dertil valgte de en bygge- & anlægsløsning fra IT-Effect. Her kan de via standardskabeloner hurtigt oprette nye sager. Budgettet fra kalkulationsprogrammet overføres direkte på sagsstyringen. Det betyder, at projektlederne nu altid har styr på deres for- og efterkalkulationer på sagerne.

Derudover valgte Erling Jørgensen også et dokumentmodul, så der automatisk oprettes en mappestruktur på Microsoft Sharepoint. Det betyder, at relevante og vigtige dokumenter og e-mails altid er samlet ét sted.

Claus Koldby,  Økonomi- og administrationschef siger:

Før var vi udmærket klar over, at vi brugte alt for lang tid på dokumenthåndtering og godkendelsesprocedure. I dag kører det hele strømlinet. Vi har fået et stort løft i digitaliseringsprocessen med hurtige og nemmere forretningsgange.

Vi kan mærke en væsentlig reducering i den tid, vi bruger på administrative opgaver. Det er et rigtig godt og brugervenligt system.

Vil du også spare masser af timer på leverandørfakturaer og godkendelsesprocedurer?

Book en gratis demo af løsningen og se om det er noget for jer.
Du får en køreklar demokonto fyldt med test-data, så du kan komme i gang på få minutter. Derefter har du 30 dage til selv at udforske løsningen.

Og hvis du fortryder? Intet problem. Du er ikke bundet af noget.

Lynhurtig dokumenthåndtering og godkendelses-procedure 

Vi spurgte Claus, hvilken ene ting, han vil fremhæve ved løsningen. Her fremhæver Claus integrationen med Continia og automatisk indlæsning af leverandørfakturaer. Det har reduceret de manuelle processer væsentligt og sparer virksomheden mange timer.

Vi har oplevet at ca. 40 fakturaer bliver sendt igennem systemet, bliver godkendt af både projektlederne og andenhåndsgodkender, det ryger tilbage til økonomiafdelingen, der bogfører og betaler det. Alt det der skete indenfor en time. Det er lige præcis det, vi har efterspurgt.

Dagligt overblik over økonomi på sagerne

Kollegaerne på byggepladsen kan nemt timeregistre via deres mobiltelefoner, tablets eller PC. De indtaster ressource- og materialeforbrug direkte på sagen. Det hjælper projektlederne med at optimere deres budgetter på sagerne. Så snart medarbejderne har indtastet noget, får projektlederen oplysningerne ind i godkendermodulet. Det giver projektlederen et dagligt overblik over økonomien på sine sager.

Løsningen fra IT-Effect er blevet en stor hjælp i dagligdagen – også for folkene i marken. Vi har nemmere tilgang til data og projektstyringen. Timeregistreringen giver en nem og overskuelig registrering af timer for de ansatte. Generelt har løsningen bare givet os en stor effektivisering af arbejdsprocesser.

dokumenthåndtering

Selve processen med implementering af Byg & Anlæg med IT-Effect har været rigtig god og de har holdt sig inden for budgetterne. Derudover er IT-Effect meget jordnære. Vi er blevet mødt med et IT-firma, der har stor forståelse for branchen, stor forståelse for vores behov. Det er også derfor jeg tror på at det i fremtiden bliver branchens mest efterspurgte system.

Resultat

Erling Jørgensen A/S har fået strømlinet og effektiviseret deres arbejdsprocesser med hurtigere og nemmere arbejdsgange.

Det betyder fx. at de nemt kan ekspedere 40 fakturaer i timen på trods af, at der skal 3-4 personer med ind over hver eneste faktura.

Vil du også spare masser af timer på leverandørFAKturaer og godkendelsesprocedurer?

Gør som Claus og book en gratis demo af løsningen og se om det er noget for jer.
Du får en køreklar demokonto fyldt med test-data, så du kan komme i gang på få minutter.

Og hvis du fortryder? Intet problem. Du er ikke bundet af noget.