ERP-Guide: De (aller) vigtigste spørgsmål, når I skal skifte ERP

ERP-Guide: De (aller) vigtigste spørgsmål, når I skal skifte ERP

Hvis du læser med i denne ERP-guide, er det sikkert fordi I allerede har gjort jer nogle overvejelser omkring det at skifte ERP-løsning i din virksomhed.

Men stiller I de rigtige spørgsmål, inden I skal skifte ERP-system?

Ellers får du i denne ERP-guide et uddrag af de aller vigtigste spørgsmål, I skal stille jer selv og en kommende leverandør.

Hvis du hellere vil have den fulde ERP-guide med alle spørgsmål og råd, så download den her som e-bog >>

 

Da ERP-systemet er selve nerven og omdrejningspunktet for din virksomhed, ved vi godt, at I ikke bare lige skifter systemet ud fra den ene dag til den anden. Vi er også godt klar over, at selve beslutningsprocessen omkring det at skifte sit ERP-system kan være en langhåret omgang. Og at der kommer mange spørgsmål i processen. Derudover kræver selve implementeringen af et nyt IT-system lang tids planlægning. Ikke mindst fordi det er så indgribende i de ansattes daglige rutiner og arbejdsmetoder.

Der findes mange forskellige spørgsmål, faser og steps der kan hjælpe jer med at komme godt i mål med jeres ERP-skifte.

CEO, Kim Friis, IT-Effect:

De fleste af spørgsmålene i dette indlæg er hverken nye eller særligt kreative. De er derimod den samlede viden fra mine 24 års erfaring i ERP-branchen. Krydret med mine vigtigste råd, når I skal skifte ERP-system.

 

OK. Lad os komme i gang.

 

DEN MEST ALMINDELIGE FEJL, DER BESVÆRLIGGØR IMPLEMENTERINGEN AF NYT ERP-SYSTEM

Vi kan ikke komme uden om, at det tekniske og funktionaliteten har afgørende betydning for selve valget af jeres næste ERP-system. Det skal selvfølgelig leve op til jeres behov og understøtte netop jeres branche.

Det er derfor også oplagt at tro, at netop det tekniske, så som migrering af data og mangelfuld testning, er det, der primært gør implementeringen af et nyt ERP-system besværligt.

Men faktum er, at det som regel er pga. os mennesker at en implementering ikke kører som smurt i olie. Ikke af uvilje. Men simpelthen fordi styregruppen i ERP-projektet ofte har så stor fokus på det systemmæssige og desværre ikke tænker videre over hvor enorm en betydning adfærdsændringer har for os mennesker.

Vores erfaring siger, at en succesfuld implementering af et nyt IT-system afhænger ca. 75% af virksomhedens medarbejdere og de resterende 25% af det tekniske.

 

Undervise medarbejdere i It-system

 

Desværre fortsætter rigtig mange virksomheder med at fokusere på netop det tekniske, når de går over i selve implementeringsfasen. Det er ærgerligt. For den største katalysator for din succes er dine medarbejdere. Det gælder især, når I skifter et så grundlæggende arbejdsværktøj, der vil ændre medarbejdernes rutiner og arbejdsgange.

Det at få medarbejderne godt klædt på er det absolut vigtigste for en succesfuld implementering af nyt ERP-system. Noget som mange virksomheder desværre ikke lægger nok vægt på. 

 

Heldigvis kan I relativt nemt få medarbejderne klædt godt på, når I er opmærksomme på det. Mere om det i den fulde version af ERP-guiden, som du finder her som e-bog:

Download e-bogen og lær hvordan I klæder medarbejderne godt på >>

 

HVAD SKAL ET NYT ERP-SYSTEM GIVE OS AF VÆRDI?

For at få succes med implementeringen af et nyt ERP-system er det vigtigt, at I har styr på, hvad jeres virksomhed gerne vil opnå med ERP-skiftet. I skal starte med at definere jeres behov.

Undgå dog at blive alt for specifikke i jeres krav, da I ikke skal frem til en kopi af jeres nuværende system, men i stedet skal være åbne for at se og bruge de muligheder, I får med et moderne ERP-system.

 

konsulent skriver på whiteboard

 

En af de første ting, I skal spørge jer selv om, er:

#01 Hvad vil vi gerne opnå og hvorfor?

Ledelsen skal starte med at få afklaret, hvad målet med ERP-skiftet er. Hvad vil I gerne opnå som virksomhed?

  • Måske vil I blive mere konkurrencedygtige og det kræver et nyt
    IT-system?
  • Måske vil I være mere digitale?
  • Måske har I behov for en mere moderne og fremtidssikker IT-løsning, I kan vokse i?
  • Måske ønsker I en løsning, der er fuldt integreret med jeres andre IT-værktøjer?
  • Måske har I behov for at alle medarbejdere kan tilgå systemet online fra alle enheder og lokationer?
  • Eller noget helt sjette?

I skal også kigge på hvilke fordele I forventer at få ud af at skifte IT-system. Både på den korte og på den lange bane.

#02 HVILKE FORDELE FORVENTER VI AT FÅ UD AF ERP-OMLÆGNINGEN?

Måske vil I gerne mindske fejlkilder, tastearbejde og dobbeltarbejde? Måske vil I gerne kunne tilgå alle data fra én samlet platform og samtidig være sikker på, at data er opdateret i realtid? Måske vil I gerne bruge mindre tid på fakturering og dokumenthåndtering? Måske forventer I at få et bedre overblik over jeres ressourcer?

Selvom fordelene ved at skifte til et mere moderne og fremtidssikret IT-system gerne skulle overskygge ulemperne, så kommer I ikke uden om at skulle tage stilling til de mindre positive ting, der er forbundet med skiftet.

 

fordele og ulemper ved nyt ERP-system

 

#03 HVILKE NEGATIVE KONSEKVENSER FORVENTER VI?

Omlægning af sit ERP-system vil højst sandsynligt give et par små bump på vejen. Og selvom det er små bump, som I nemt kan komme over, er det godt at være forberedt på disse små forhindringer.

Forventer I fx at nogle medarbejdere bliver udfordret i deres dagligdag pga. ændringen af deres rutiner og at produktiviteten dermed falder? Eller forventer I fx at ERP-skiftet tager lang tid, fordi I har megen data, I skal rydde op i?

Næste skridt er at tage stilling til hvilke konkrete arbejdsgange, det nye system skal understøtte og forbedre.

 

#04 HVILKE ARBEJDSGANGE SKAL DET NYE ERP-SYSTEM UNDERSTØTTE?

Det er vigtigt, at I kommer godt omkring dette punkt, da det er alle de daglige arbejdsgange, det nye system skal understøtte.

  • Hvilke arbejdsrutiner bliver påvirket i ERP-skiftet?
  • Hvilket processer skal det nye system understøtte?
  • Hvilke manuelle arbejdsgange kan I gøre digitale og evt. automatisere?
  • Hvilke systemer taler ikke sammen i dag men skal kunne det fremover?
  • Hvor kan I minimere spildtid?
  • Hvor kan I reducere tastearbejde og dobbeltarbejde?
  • Hvem udfører de konkrete opgaver i dag og hvordan?

Her er det nødvendigt at tage det væk fra ledelsesniveau og ned på medarbejderniveau, så dem der til dagligt har fingrene nede i maskinrummet, kommer på banen med deres arbejdsrutiner, ønsker og behov.

 

Konsulent underviser ved storskærm

 

HVEM SKAL DELTAGE I BESLUTNINGS-PROCESSEN?

Et ERP-skifte er ikke bare en ledelsesbeslutning, der skal implementeres uden at spørge de ansatte til råds. Processen kræver nemlig aktiv deltagelse fra medarbejdere i forskellige roller og med forskellige ansvarsområder og indflydelse.

#05 HVILKE INTERESSENTER SKAL AKTIVT DELTAGE I BESLUTNINGSPROCESSEN?

Enhver afdeling der påvirkes af projektet skal tænkes ind i processen. De forskellige afdelingers formål, fokusområder, udfordringer og ønsker skal lægges på bordet.

Spørg jer selv:

Hvilke centrale medarbejdere, der dagligt bruger ERP-systemet, skal I inddrage i processen?

Det er også her, at I kan komme skeptikerne i forkøbet og forklare dem formålet og de forventede fordele ved ERP-skiftet. Så er de forhåbentlig omstillingsparate, når systemet skal implementeres. Der er flere faktorer, der har indflydelse på om alle facts, ønsker, holdninger m.m. bliver fremlagt i den indledende analysefase. Som regel vil der være en mere eller mindre fastlåst dynamik de ansatte og/eller ledelsen imellem.

Får alle fremlagt deres behov og bekymringer? Er det kun de stærkeste, der overtager ordet? Eller er det dem med mest ansvar, der kommer til at dominere?

Måske kræver dette møde deltagelse og styring fra en ekstern uvildig ERP-rådgiver, der har erfaring med processen og som ikke har følelser i klemme?

 

#06 SKAL VI HAVE EN EKSTERN UVILDIG RÅDGIVER MED I DEN INDLEDENDE BESLUTNINGSFASE?

Vi mennesker har en tendens til at blive blinde for vores egen viden og kompetencer og dermed tager vi ofte for givet at ”det burde de (andre) da vide”. Også når de andre ikke har nogen viden om
emnet.

Derudover er der en masse indgroede vaner, som vi slet ikke tænker over. Og dermed ikke er klar over, at vi skal være bevidste om. Derfor kan vi glemme at nævne de ting, der er indlysende for os i dagligdagen, men som reelt har stor betydning for arbejdsrutinerne.

Her kan det være en god ide at få en ekstern uvildig rådgiver på banen for at hive den viden ud af medarbejderen. Samtidig kan rådgiveren sætter rammerne for, at alle interessenter kommer til orde.

 

Uvildig rådgiver

 

OVERVEJELSER OMKRING SELVE SYSTEMET

På systemsiden er der nogle helt praktisk ting, I skal tage stilling til og spørge jer selv om. Så som:

#07 HVILKE DATA SKAL VI HAVE MED?

I skal overveje hvor mange af de eksisterende data fra det gamle system, I skal have med over i den nye løsning. Er det vigtigt at have data med fra de sidste 5-10 år? Eller er det tid til at rydde op i jeres data?

Dataoprydning har stor betydning for ERP-projektets succes, da det har indflydelse på hver fase af implementeringen. I kan kun få en succesfuld implementering, hvis data er korrekte og komplette. Det gælder både i testperioden og når I skal i gang med at oplære medarbejderne.

 

Business central hvilke data er vigtige

 

#08 HVORDAN LEVER VI OP TIL GDPR?

Med persondataforordningen er der kommet langt større fokus på opbevaring af data. I skal derfor finde ud af, om I har data liggende, der ikke lever op til de nye GDPR-regler. Har I fx oplysninger på tidligere kunder og leverandører, som I ikke har nogen grund til at have data liggende på i dag?

Et godt råd er:

Vi anbefaler, at I får lavet en grundig dataoprydning og ikke ukritisk flytter alt data med over i det nye system. Det gør det også nemmere for jer at leve op til GDPR.

 

#09 SKAL VI VÆLGE STANDARD ELLER TILPASNNG?

Når du tidligere skulle have en ERP-løsning, ville du højst sandsynligt komme med en kravsspecifikation. Derefter ville din ERP-leverandør få kodet de specifikke krav til din forretning og ERP-løsning. Men desværre ville disse nødvendige tilretninger kunne bremse for senere systemopdateringer.

Heldigvis foregår det sjældent sådan i dag.

Nu er der langt flere muligheder i standard IT-løsninger end for bare fem år siden. Det betyder, at et moderne ERP-system som fx Microsoft Dynamics 365 Business Central har så mange standardfunktioner, så I ofte ikke behøver specialtilretninger.

Et godt råd er:

Afprøv standardfunktionerne og alle de muligheder der allerede er i systemet ud fra “best practise” sammen med jeres ERP-konsulent, inden I får udviklet tilretninger. 

 

Det er nemlig først, når I rigtigt får fingrene ned i systemet, at I finder ud af, om I har nogle behov, som et moderne ERP-system ikke allerede understøtter. I stedet for de traditionelle tilretninger, kan du i dag tilkøbe et hav af Apps i Microsoft AppSource, der giver dig ekstra funktionalitet. Ikke alene er disse Apps testet og godkendt af Microsoft, du kan også afprøve dem gratis i 30-dage uden forpligtigelser og de er nemme selv at installere i Business Central.

 

FLERE VIGTIGE SPØRGSMÅL?

Det blev en lang smøre og der er stadig et hav af spørgsmål, I skal stille jer selv inden et ERP-skifte.

Især skal I stille en potentiel kommende leverandør kritiske spørgsmål. I skal også tage stilling til, hvordan I helt konkret får forankret de nye processer i virksomheden helt ude hos medarbejderne.

Interesseret I at vide mere?

Download e-bogen: Guide til nyt ERP-system –

og få de sidste og nok vigtigste spørgsmål og råd >>

 

I e-bogen afslutter vi med at komme omkring:

  • Hvordan vælger vi den rette leverandør?
  • Hvordan bliver ERP-skiftet en succes?
  • Hvordan får vi forankret de nye processer i virksomheden? 

Har du spørgsmål er du altid velkommen til at tage fat i os på tlf. 87 43 10 00 eller salg@iteffect.dk

 

Download e-bog ERP-guide