Smart dokumenthåndtering - IT Effect

Smart dokumenthåndtering

Håndteringen af dokumenter i Byg & Anlægsløsningen, er integreret med Microsoft Office 365 SharePoint. Dette sikrer smart dokumenthåndtering og giver en nem adgang til ny oprettede mapper, da de derved kan findes i stifinderen. Filer, billeder osv. kan gemmes direkte i mappestrukturen og er herefter synlige på sagen i økonomisystemet. 

DOKUMENTERNES FORLØB

Sagerne oprettes i systemet, mens der bagved oprettes en mappestruktur i SharePoint. Sagsnummeret i systemet er nu sammenhængende med det i SharePoint. Nedenfor vises trinene i dokumenthåndteringen med screenshots.  

Det første billede viser projektets oprettelse, samt mappestrukturen, der automatisk dannes i SharePoint. 

FIND RELEVANTE FILER

Når den aktuelle sag åbnes i stifinder, ligger alle relevante dokumenter allerede gemt på sagen. Nedenfor ses et billede der kommer direkte fra manden i marken, der har lavet en fotodokumentation af arbejdet på byggepladsen. 

Ligesom med filer og billeder, kan man også arkivere e-mails, der er relevante for sagen.