Sådan kan mobil tidsregistrering give jer en bedre bundlinje

Sådan kan mobil tidsregistrering spare jer timevis på administration og give jer en bedre bundlinje

Foregår tidsregistrering i din virksomhed på fysisk papir, i en skurbog eller i det klassiske Excel-ark? Eller bruger I endda flere metoder afhængig af afdeling og medarbejdere? Men I bruger endnu ikke mobil tidsregistrering?

Det er ærgerligt.

For det betyder:

  • Flere fejlkilder
  • Et ufuldstændigt faktureringsgrundlag
  • Unødvendige manuelle arbejdsgange og tastearbejde omkring registrering, godkendelse og lønkørsel

Hver gang en medarbejder løfter blyanten eller kuglepennen for at nedfælde dagens timer på en lap papir, betyder det endnu en seddel eller endnu et skema, der skal forbi projektlederen eller bogholderen til godkendelse og indtastning. Enten fysisk eller via e-mail. Alene her kunne I spare masser af tid med mobil tidsregistrering, hvor timerne automatisk sendes elektronisk direkte ind på sagskladden i økonomisystemet.

skrive timer i bog

Når projektlederen eller bogholderen senere skal gennemgå sedlerne, kan der være sneget sig en lille fejl ind (eller det kan være svært at tyde krusedullerne), og så skal de først have fat i den konkrete medarbejder, før de kan komme videre.

Arbejdsgange der tager alt, alt for lang tid og som nemt kunne være undgået med mobil tidsregistrering.

 

Et ufuldstændigt fakturerings-grundlag

Men lige så slemt er det, at mange virksomheder ikke får viderefaktureret alt det de kan – simpelthen fordi det ikke er registreret i systemet.

Når medarbejderne fredag eftermiddag ikke helt præcist kan huske, på hvilke sager de brugte timerne i løbet af ugen, kan det være, at ikke alle timer bliver viderefaktureret korrekt.

materiel

Eller hvis medarbejderne glemmer at registrere alle brugte materialer, der egentlig skulle med på regningen, men i stedet ryger de i glemmebogen og omkostningen ligger derfor på din virksomhed og ikke hos kunden som den burde.

Får I viderefaktureret alt i din virksomhed?

Alle de små poster kan samlet set udgøre en ret stor omkostning for din virksomhed.

Læs også: 11 grunde til at I skal få mobile arbejdssedler til jeres håndværkere >> 

 

For mange bruger stadig papirssedler eller Excel

På trods af at mobil tidsregistrering er nemt, relativt billigt og brugervenligt er der forbavsende mange virksomheder, der ikke får udfaset de mere gammeldags tidsregistreringsmetoder så som fysiske timesedler og Excel.

Ifølge den seneste IT-analyse fra BASIT og Dansk Industri tidsregistrerer 12% stadig via Excel og hele 36% på papir. 

timeseddel haandvaerker

36% der stadig bruger papirversionen.

Det er alligevel mange. Især når vi tænker på, at stort set de fleste af disse medarbejdere garanteret har en mobiltelefon lige i nærheden, som de nemt kunne indtaste timerne på i stedet for.

 

Mobil tidsregistrering giver et bedre flow i økonomien

En investering i mobil tidsregistrering kan give din virksomhed et meget bedre flow i økonomien. I stedet for at skulle vente en uge, 14 dage eller måske en hel måned på at alle timesedlerne af papir bliver indsamlet og registreret i systemet, før I kan viderefakturere dem, så sikrer mobil tidsregistrering at I kan fakturere dagligt – hvis I ønsker det.

Så snart håndværkeren har registreret timerne i systemet, er de synlige hos projektlederen, der nemt kan godkende eller afvise timerne. Så snart timerne er godkendt af projektlederen ryger de direkte ind på den aktuelle sag i jeres økonomisystem og den økonomiansvarlige får besked om det.

planlægningværktøj og timesedler til håndværker

Det betyder, at I løbende kan fakturere for forbrug samt kan afslutte en sag økonomisk, så snart den er færdig i marken.

Men nu tænker du måske, at det er en dyr investering, der ikke kan tjene sig selv hjem?

Nej, faktisk ikke.

For kun 35,- pr. bruger pr. måned har du nemt tjent den investering hjem på optimerede arbejdsprocesser og ellers mistet indtjening.

Læs mere og book 30 dages gratis mobil tidsregistrering her >>

 

Mobil tidsregistrering giver fordele for alle medarbejdere

Mobil tidsregistrering giver fordele for alle medarbejdere i virksomheden. En mobil timeseddel gør det nemt for alle medarbejderne at registrere deres timer og materialer på de rigtige sager/projekter. Så snart medarbejderen har indtastet oplysningerne på timesedlen, er de synlig for projektlederen eller bogholderen og der er nu et korrekt grundlag for både projektstyring, løn og faktura.

Fordele for manden i marken

For manden i marken er der flere åbenlyse fordele ved mobil tidsregistrering:

  • Timesedlen er altid lige ved hånden
  • Registrer og indsend tid og forbrug på mobilen med få klik. Du slipper hermed for turen ind til kontoret med timesedlen
  • Du slipper for besværet med timesedler af papir
  • Tjek at dine oplysninger til løn er korrekte
  • Få det fulde overblik over dine timer pr. dag, uge eller måned:
      • Se planlagte og udførte timer
      • Se om dine timer er godkendt, ved at blive godkendt eller afvist
      • Se dit timeregnskab inkl. diæter, kørsel, afspadsering, fravær, ekstraarbejder og akkord

haandvaerker mobil timeregistrering

 

Læs mere om alle fordelene ved mobil tidsregistrering for alle medarbejdere i virksomheden her >>

 

Fordele for projektlederen

Projektlederen får også fordele af den mobile timeregistrering. Du kan altid logge ind og nemt få dig et overblik over de registrerede timer samt timeforbruget på bestemte projekter:

  • Få overblik over forbrug på hvert projekt – også på farten
  • Godkenderpanel hvor du kan tjekke, godkende, ændre eller afvise registreringer fra folkene i marken
  • Godkendte timer sendes direkte til sagskladde i økonomisystemet, uden at du skal gøre noget
  • Få ekstraarbejder med via undersager
  • Registrer nemt for dine kollegaer – fx ved sygdom eller ferie

projektleder

 

Fordele for bogholderen

Som bogholder giver mobil tidsregistrering nogle tydelige fordele:

  • Du slipper for en masse tastearbejde, da du automatisk får timerne ind i økonomisystemet
  • Du sparer tid på rettelser – alle oplysninger ER allerede godkendt inden de lander hos dig
  • Alle oplysninger du skal bruge, ligger klar til fakturering i systemet
  • Du får et korrekt grundlag for løn og fakturering – og kan fakturere betydeligt hurtigere end før – og dagligt, hvis du ønsker det
  • Du skal ikke længere brug tid på at tyde ulæselige arbejdssedler af papir
  • Du skal ikke rykke medarbejdere for timesedler, rettelser m.m.

 

bogholder indtaster timesedler for haandvaerker

Den mobile tidsregistrering har fx sparet Maiken fra P. Olesen mere end 2 dages arbejde pr. måned på at lave løn.

Maiken Olesen, lønansvarlig, P. Olesen siger:

Jeg sparer i hvert fald 2 dage pr. måned på lønningsdelen. Jeg var overrasket over, hvor let det er at afvise en medarbejders timer og at de nu selv kan rette dem til. Det er meget lidt, jeg skal ”røre” ved alle timerne, før de er klar til løn. Det er helt perfekt!

 

Læs casen: hvordan Maiken sparer flere dage på lønkørsel her >>

 

Fordele for ejeren/chefen

Den mobile tidsregistrering giver umiddelbart de mest mærkbare fordele for de ansatte i virksomheden. Hvis du er ejer, er den største fordel en optimering af din forretning, da I sparer tid på interne processer. Tid der kan frigives til andre opgaver.

  • Dine ansatte sparer tid på daglige opgaver omkring indtastning, godkendelse og fakturering
  • Bogholderiet kan fakturere hurtigere, løbende og mere korrekt. Det giver et bedre flow i økonomien
  • Slut med at miste fakturerbare timer, materialer og ekstraarbejder. Intet bliver glemt i fakturagrundlaget
  • Du får et bedre overblik over økonomi på de enkelte sager

Vil du se, hvordan mobil tidsregistrering kan optimere din forretning?

Bestil din 30 dages gratis adgang til mobil timeregistrering her >>

book adgang til bygge- og anlægsløsning